‘Een cultuurverandering begint met vertrouwen in elkaar’

Translation in progress

Het college van bestuur (cvb) organiseerde de vier bijeenkomsten over sociale veiligheid om erachter te komen ‘wat er in de ogen van de universiteitsgemeenschap dient te veranderen en hoe dat het beste kan’. Het schakelde bureau Berenschot in om de gesprekken te leiden en de input te verwerken. Met behulp van Mentimeter-quizzes, gesprekken in kleinere groepen en gaandeweg toegevoegde plenaire discussies moesten er ideeën worden verzameld voor het actieplan sociale veiligheid, dat de universiteit uiterlijk half mei moet presenteren aan de Inspectie van het Onderwijs.

Maar meer dan concrete ideeën voor oplossingen kwamen boosheid en frustratie naar voren. Aanwezigen spraken over hun ervaringen met sociale onveiligheid en uitten soms scherpe kritiek op wat zij zien als een gebrek aan erkenning daarvoor. Ook hekelden sommige aanwezigen acties en keuzes van het cvb sinds de publicatie van het rapport op 1 maart.

‘Men vertrouwt dit proces niet’

Die frustratie komt bijvoorbeeld tot uiting tijdens de derde bijeenkomst (op maandag 15 april), in het bijzijn van de voorzitter van de raad van toezicht (rvt), Tijo Collot d’Escury, en rvt-lid Manon van Beek. Na de Mentimeter-vraag ‘Wat betekent sociale veiligheid aan de TU Delft voor jou?’ verschijnen niet alleen ‘respect’ en ‘action’ centraal in de woordwolk op het scherm, maar ook ‘cvb resignation’, ‘consequences’ en ‘accountability’.

Krachtige boodschap

Dan neemt de externe vertrouwenspersoon van de TU Delft, Carin van der Hor, vanuit de zaal het woord. Zij adviseert de Berenschot-moderators om écht te luisteren naar wat er in de zaal te horen is. “Men vertrouwt dit proces niet. We kunnen hier oplossingen bedenken zoveel we willen. Als er geen vertrouwen is in het proces, geen vertrouwen in het management, dan gaat het niet werken.” Het levert Van der Hor een applaus op van een daarvoor stille zaal.

“Een krachtige boodschap”, vindt de moderator. Even is hij stil en dan vraagt hij de 75 aanwezigen hoe ze de bijeenkomst dan willen voortzetten: “We kunnen er nu mee stoppen, maar ik denk niet dat dat de beste keuze is, want we willen graag van jullie horen.” Wat volgt is een groepsgesprek met alle aanwezigen. De twee moderatoren lopen met microfoons door de zaal om iedereen die dat wil het woord te geven.

Een enkele beurt wordt gebruikt om een oplossing te suggereren voor het plan van aanpak: zorg dat bestuurders in een democratisch systeem verantwoording af moeten leggen, noemt iemand. Niet alleen praten, maar echt actie ondernemen, vindt een ander.

De meeste opmerkingen gaan over het proces. Sprekers blijken, zeker doordat het cvb en de rvt aanvankelijk dreigden om de onderwijsinspectie voor de rechter te dagen, er geen vertrouwen in te hebben dat het bestuur het probleem serieus neemt. Het proces zou bindende uitkomsten moeten hebben en democratischer opgezet moeten zijn, vinden ze.

Alleen om te luisteren

Ook voor de aanwezige rvt-leden verloopt de bijeenkomst anders dan gepland. Zij zijn er officieel alleen om te luisteren, zo is aangekondigd, maar ze krijgen toch vragen uit de zaal. “Het cvb heeft afstand genomen van het plan om juridische stappen te ondernemen, maar heeft de rvt dat ook gedaan?”, horen ze bijvoorbeeld.

Voorzitter Collot d’Escury neemt het woord en bevestigt dat ook de rvt die eerste reactie achteraf verkeerd vindt. “We probeerden twee boodschappen uit te dragen. Ja, sociale veiligheid is heel belangrijk en iedereen verdient een veilige plek, niet alleen medewerkers, maar ook studenten. Maar aan de andere kant, ook om andere universiteiten in de toekomst te beschermen: we zien dat het onderzoek niet goed is uitgevoerd.” Daar biedt Collot d’Escury zijn excuses voor aan. “We hadden de beste communicatie-adviseurs om deze boodschappen over te brengen, maar dat is overduidelijk niet gelukt en was een vergissing.”

Excuses

De plenaire discussie die op 15 april na ingrijpen van de vertrouwenspersoon ontstond, blijkt de volgende dag ook als vorm te zijn gekozen. Terwijl de toegestroomde medewerkers, studenten en alumni hun lunch in stilte opeten, gebruiken de drie bestuursleden eerst de inleiding om hun excuses aan te bieden.

‘Zo gaan we niet met elkaar om’

Rector Tim van der Hagen: “Allereerst hebben wij onvoldoende beseft dat de sociale veiligheid niet op orde is binnen TU Delft. Veel mensen voelen zich onveilig of onheus bejegend. Dat geldt voor studenten, dat geldt voor medewerkers en dat geldt voor gasten.” Voor het cvb was het inspectierapport een ‘wake-up call’, zegt hij. Maar ook de communicatie daarna heeft het cvb niet goed aangepakt, geeft hij toe, wat mensen pijn heeft gedaan. Nu ligt er een jarenlang traject voor de boeg om de situatie te verbeteren, verwacht hij. “Niet om de inspectie tevreden te stellen, maar omdat we dat zelf belangrijk vinden.”

Ook vice-rector magnificus Rob Mudde biedt namens het cvb excuses aan. De juridische afdeling dwong Delta de dag vóór de bijeenkomst om een artikel offline te halen, wat vanaf maandagavond leidde tot een stortvloed aan verontwaardigde reacties van binnen en buiten de TU. Het had niet gemoeten, volgens Mudde. “Delta en de redactie bepalen wat ze schrijven. Daar zitten vast wel eens stukken tussen die voelen als een schop tegen mijn schenen, maar dat is in Nederland het recht en de opdracht van journalisten. Aan de persvrijheid wil het cvb niet tornen, benadrukt hij. Van der Hagen voegt toe: “Ik vond het een zeer nare mail aan Delta. Als ik zo’n mail zou krijgen, zou ik niet slapen. Zo gaan we niet met elkaar om.”

Gedrag tussen collega’s

Cvb-lid Marien van der Meer vertelt vervolgens dat de verhalen van slechte ervaringen die de inspectie en ook het cvb bereikten uit allerlei delen van de universiteit komen en niet alleen leidinggevenden betreffen. “Het was ook pijn over gedrag tussen collega’s. Het ging niet alleen over mannelijke collega’s, er waren ook voorbeelden van vrouwelijke collega’s. En het was niet alleen in de wetenschappelijke kolom, het speelt ook in de universiteitsdienst en ertussen.” Dat het cvb daar ondanks verschillende rapporten van bijvoorbeeld de vertrouwenspersonen niet eerder aandacht aan heeft besteed, spijt haar.

‘Een cultuurverandering begint met vertrouwen in elkaar’

Als na deze openingswoorden de publieke discussie begint, blijkt dat de excuses niet voor iedereen voldoende zijn. De alumnus die als eerste het woord krijgt, vertelt dat hijzelf op de TU Delft heeft geleerd om te analyseren, maar dat in dit proces mist: “Als je niet analyseert wat het probleem is, kom je volgens mij niet veel verder.” Een medewerker ziet een groot verschil tussen de woorden en de daden van het bestuur. De woorden klinken volgens haar als erkenning, maar in het handelen ziet ze eerder een houding van ‘strijdend ten onder gaan’.

Kans

Ook de houding van het bestuur richting de redactie van Delta helpt het proces volgens deelnemers niet. Die ‘heeft gevoelens van onveiligheid eerder doen toenemen dan afnemen’. Verschillende medewerkers vertellen dat het daardoor nog helemaal niet gepast is om te praten over een plan van aanpak. Iemand zegt: “Ik vind dat lastig als de incidenten maar over elkaar heen blijven buitelen. Hoe kunnen we verder kijken als we middenin weer een incident zitten?”

Andere aanwezigen hebben juist wel vertrouwen in de aanpak van het bestuur. Een alumnus twijfelt ‘als buitenstaander’ niet aan de woorden van het cvb. Hij vindt dat de bestuursleden juist geschikt zijn om de benodigde veranderingen te leiden doordat ze recent zo van mening zijn veranderd. “Dus ik zou zeggen: geef ze een kans. Een cultuurverandering begint met vertrouwen in elkaar.”

Iemand anders vindt de focus op het cvb onterecht. Diegene zegt: “Ik zie sociale veiligheid als iets wat van ons allemaal is, dus dan moet de vraag óók zijn: wat heb ík gedaan en hoe kan ík het morgen beter doen?”

Deadline verschuiven

Tijdens en na de laatste twee bijeenkomsten blijkt dat sommige aanwezigen moeite hebben met de plenaire vorm. “Ik wil wel wat zeggen, maar sta hier midden tussen mensen die ik niet allemaal ken en die ik niet kan aankijken”, verwoordt de één het ongemak. “Ik vind het spannend om iets te zeggen, omdat ik niet weet of ik de juiste woorden gebruik en of die bij de rest wel goed vallen”, beschrijft een ander. Ook over de gesprekken in kleinere groepen, waar de cvb-leden bij verschillende groepen aanschuiven, uiten sommige aanwezigen hun ongemak.

Volgens collegelid Van der Meer leeft hoe dan ook een behoefte ‘om het proces rustiger aan te kunnen pakken’. Ze vertelt dat het cvb uitzoekt of de deadline voor het plan van aanpak uitgesteld kan worden, ‘maar de vraag is of de inspectie dat toestaat’.

Op de bijeenkomsten kwamen zoveel mensen af: ongeveer 40 bij de eerste op 10 april, ongeveer 75 bij de tweede én derde (beide op 15 april) en ruim 130 mensen bij het gesprek met het cvb (16 april). Aan het einde kondigt rector Van der Hagen aan dat het cvb de komende tijd in een soortgelijke setting in gesprek gaat op de faculteiten en binnen andere onderdelen van de organisatie. Ook blijft het mogelijk om input (eventueel anoniem) in te sturen via de digitale ideeënbus.