‘Wellicht is het voor mannen moeilijker om een vrouw om raad te vragen’

Het totaal aantal meldingen van ongewenst gedrag bedroeg

vorig jaar 59, daarnaast registreerden de vertrouwenspersonen 52 adviesgesprekken. Uit hun Jaarverslag 2012 blijkt dat 94 medewerkers en 15 studenten een beroep deden op de vertrouwenspersonen.

Het merendeel van de meldingen betreft gedrag van mannen, hoewel er sinds 2011 een groeiend aantal vrouwen wordt beklaagd. Hoe dat zo komt? “Er zijn meer vrouwen bij de TU gekomen, dat merk je echt”, zegt Jeanneke Bruggeling, coördinator en voorzitter van het overleg van vertrouwenspersonen. “Er zijn er dus ook meer op leidinggevende posities en sommige mensen vinden het moeilijk om leidinggevenden aan te spreken op gedrag dat ze niet bevalt.”

Bijna traditiegetrouw komen er meer meldingen over leidinggevenden, hoewel er nu een groeiend aantal meldingen over niet-leidinggevenden (vaak collega’s) binnen komt. Waarom is onduidelijk. In 2008 ging nog ongeveer één op acht meldingen over niet-leidinggevenden, in 2012 was dat aantal gegroeid naar ongeveer één op de twee. “In zekere zin is de organisatie platter”, zegt Bruggeling. “Het gaat heel geleidelijk.”



Vrouwen

De afgelopen jaren schommelde de verhouding mannelijke en vrouwelijke melders nogal, maar doorgaans zoeken meer vrouwen dan mannen vertrouwenspersonen op. Afgelopen jaar was twee op de drie melders vrouw. “Blijkbaar vinden zij het gemakkelijker om die stap te zetten dan hun mannelijke collega’s”, zegt Bruggeling. “Wellicht is het voor mannen moeilijker een vrouw om raad te vragen? Daarom zijn er bewust ook vier mannelijke vertrouwenspersonen.”

Het overgrote deel van de melders is niet-leidinggevend: 78 van de 94. Wel is er een lichte groei van melders met een leidinggevende functie: van 9 procent in 2011 naar 17 procent in 2012. Verhoudingsgewijs blijft het aantal melders vanuit ondersteunend personeel, wetenschappelijk personeel, promovendi en studenten redelijk constant. Ongeveer de helft van de meldingen komt al jaren vanuit het ondersteunend personeel. Een vijfde tot een kwart komt van wetenschappelijk personeel en de rest van de meldingen is gelijkelijk verdeeld over promovendi en studenten.



Intimidatie

De meeste meldingen betreffen bejegening (16), intimidatie (14) en arbeidsconflicten (16) met in een enkel geval intimidatie. De melder ervaart het gedrag van de beklaagde als intimiderend of conflictueus.

Bij bejegening en intimidatie gaat het onder meer om medewerkers die zich geïntimideerd voelen door hun leidinggevende of andere collega’s. Dat kan zowel verbaal als non-verbaal zijn, al dan niet gepaard gaand met machtsmisbruik. Zij ervaren dat bijvoorbeeld voorafgaand of tijdens een r&o-gesprek, of tijdens een werkoverleg.

Ook kunnen melders zich geïntimideerd voelen door de manier waarop de leidinggevende feedback geeft op hun functioneren. Dat gebeurt soms met agressief gedrag of taalgebruik. “Belangrijk is de manier waarop iets wordt gezegd, de sfeer, de toon”, zegt Bruggeling. “Is er ruimte om weerwoord te geven? Wij helpen mensen er anders tegenaan te kijken. Zo was er ook eens iemand die klaagde over negatieve feedback, maar dan zie je in het r&o-verslag allemaal positieve dingen en maar één negatief punt. Alleen dat laatste wordt dan onthouden.”

Het is ook maar net wat melders bedoelen met ‘intimidatie’, vindt Nynke Jansen, directeur human resources (HR) aan de TU. “Dat is voor ieder van die klachten heel specifiek. Het is heel lastig om daar in algemene termen iets aan te doen.”

Ook het uitschelden van een medewerker in het bijzijn van collega’s komt voor. Bijvoorbeeld als iemand een fout heeft gemaakt. Als het vaker gebeurt en het een patroon wordt, adviseert Bruggeling om er over te praten met collega’s. Zij kunnen dan in de bres springen als het weer voorkomt.



Arbeidsconflicten

De ontwikkelingen op de arbeidsmarkt in deze crisistijd kunnen van invloed zijn geweest op het hoge aantal meldingen over arbeidsconflicten, denken de vertrouwenspersonen. Melders voelen zich dan sneller onzeker. Bij deze meldingen gaat het vaak over beoordelingsgesprekken waarbij kritiek onverwacht of onvoorbereid wordt gegeven, of waarbij kritiek onnodig hard kan overkomen.

Het niet verlengen van een contract komt steeds meer voor. Een functie houdt op te bestaan door financiële omstandigheden, niet door disfunctioneren. In een aantal gevallen zien medewerkers wel in waarom hun contract niet wordt verlengd, maar het is de manier waarop leidinggevenden het vertellen die als ongewenst wordt ervaren.

Bruggeling noemt wat voorbeelden. “Gaat het even tussen neus en lippen door? Zit er opeens iemand van HR bij het gesprek zonder dat dit vooraf is gemeld? Mensen worden geroepen en krijgen het te horen. Vorig jaar hebben wij gezegd: zorg voor meer cursussen conflicthantering. Ik denk dat je leidinggevenden, zeker jonge en nieuwe, moet blijven trainen.”

Volgens Jansen wordt daar zeker aandacht aan besteed. “HR biedt cursussen voor het houden van goede r&o-gesprekken. Er is veel aandacht voor hoe je die goed kunt voorbereiden, hoe je de feedback goed geeft, hoe je het herkent als iemand jouw feedback niet onderkent of nog niet begrijpt en hoe je daar vervolgens op ingaat.” Tot nu toe hebben zo’n 95 leidinggevenden deze cursus gevolgd.

Ook de cursus ‘coachend leiderschap’ is volgens Jansen gericht op hoe de boodschap over te brengen en de impact daarvan op de ontvanger. Deze cursus is echter wat breder: hij gaat niet alleen over het houden van r&o-gesprekken, maar over gesprekken in het algemeen. “Zo veel mogelijk leidinggevenden moeten die cursus volgen en ook misschien herhalen”, zegt Jansen. “Mijn eigen ervaring als leidinggevende is dat je iedere keer weer wat nieuws leert. Het is niet iets wat je een keer doet en dan kunt.”

Inmiddels hebben zo’n 113 medewerkers de cursus coachend leiderschap gevolgd. Zij zijn volgens Jansen enthousiast, maar merken medewerkers ook effect? “Laatst vertelde iemand dat haar dochter had gezegd: ‘Ik merk dat je naar die cursus bent geweest: je geeft me nu niet direct antwoord maar vraagt: wat kan ik doen om je te helpen het antwoord te vinden?’ Dat was wel grappig. Daar was een merkbaar effect.”



Publicatiedruk

Voor het eerst melden vertrouwenspersonen dat de hoge druk om te publiceren een rol speelt bij meldingen. Zo voelen sommige promovendi zich gebruikt voor de doelstellingen van hun promotoren en voelen zij zich in hun vrijheid beperkt om onafhankelijk onderzoek te doen.

Volgens de vertrouwenspersonen gaat het vaak om het auteurschap en maximering van eerste-auteur publicaties aan de kant van de promovendus en om laatste auteur-publicaties aan de zijde van de promotor. “Er wordt ook altijd met namen geschoven”, zegt Bruggeling. “Wij ontmoeten mensen die daar niet tegen kunnen. Ze krijgen niet de credits die ze verdienen, vinden ze zelf.”

Bij de Delftse promovendivereniging Promood komen daar heel voorzichtig meldingen van binnen, zegt voorzitter Jonas Teuwen. De regels voor de volgorde van auteursnamen verschilt echter per vakgebied en per journal. “Bij sommige vakgebieden werken veel mensen op hetzelfde onderwerp: daar is het meer een kwestie. Bij andere vakgebieden werken mensen meer solitair. In veel vakgebieden is het gebruik dat de promotor als laatste bij de auteurs wordt genoemd. Bij wiskunde is het alfabetisch.”

Teuwen heeft nooit gehoord van maximering van eerste auteur-publicaties aan de kant van promovendus. “Wel dat er iemand op de auteurslijst komt die geen significante bijdrage heeft geleverd. Soms wordt dat beargumenteerd met ‘de hoogleraar heeft voor de fondsen gezorgd’.”

Juist omdat per wetenschapsgebied andere mores gelden, kan de universiteit niet bepalen dat zij voortaan altijd de promovendus als eerste vermeldt, of degene die het meest aan een artikel heeft geschreven. “Je wilt dat een promovendus zich vrij voelt om dat met zijn promotor te bespreken”, zegt Jansen. “Er zijn promovendi die dat moeilijk vinden en er zijn promotoren die daar minder toe uitnodigen. Via de graduate school wordt er al meer aandacht gegeven aan promovendi. Zij kunnen het ook bij een mentor aanhangig maken.”



Social media

Andere meldingen bij vertrouwenspersonen gaan over pesten (4x), agressief gedrag (3x), discriminatie (2x) en niet-professioneel of respectloos gedrag (4x). Het aantal meldingen van seksuele intimidatie neemt sterk af: van negen in 2011 tot één in 2012. Die trend is volgens Bruggeling ook bij andere universiteiten te zien. Net als de toename van machtsmisbruik, algemene intimidatie en arbeidsconflicten. De TU heeft niet opvallend vaker of minder vaak meldingen in specifieke categorieën.

Wel signaleren vertrouwenspersonen nieuwe vormen van ongewenst gedrag door het veelvuldig gebruik van social media, vooral onder studenten. Die waarschuwden in 2012 enkele malen vertrouwenspersonen, omdat zij een foto of tekst van zichzelf of een vriend(in) op Facebook zagen in een onwelvoeglijke houding of positie. Die posts zijn vaak ongewenst en moeilijk te verwijderen.

Tevens waren er meldingen van studentikoze grappen waardoor studenten zich beledigd voelen en onmiddellijk reageren in social media, waardoor de zaak kan escaleren. “Het is de vraag of de TU daar wat aan kan doen”, zegt Bruggeling. “Je zou kunnen zeggen: een integriteitscode tekenen, maar het blijven jongeren in de hormonaal spannende leeftijd.”

Jansen wil eerst maar eens kijken wat andere onderwijsinstellingen daar aan doen, en met welk effect. Interim-directeur onderwijs en studentenzaken Nellie van de Griend denkt dat er geen andere onderwijsinstellingen zijn die studenten een integriteitscode laat tekenen. “Studenten en wijzelf zijn meer van de discussie en het creëren van bewustwording dan van het tekenen.” Op 11 juni was er bijvoorbeeld met leden van studieverenigingen een discussiedag over ethische zaken.

Verwijzend naar de code of ethics vinden de vertrouwenspersonen het goed dat integriteit binnen de TU het afgelopen jaar bespreekbaar is gemaakt. Al lag de nadruk in hun ogen veelal op wetenschappelijke integriteit, waarvoor overigens nog een extra vertrouwenspersoon zal worden aangesteld.



Feedbackmethode

Hoewel de vertrouwenspersonen hopen op meer aandacht voor integriteit onder ondersteunend personeel, zijn daar volgens Jansen geen plannen voor. Ze vindt dat er met de regeling nevenwerkzaamheden – die zowel voor wetenschappelijk als ondersteunend personeel geldt – al meer aandacht komt voor integriteit in brede zin.

Wel staat invoering van ‘360 graden feedback’ op de agenda. Bij deze feedbackmethode vraagt de leidinggevende voor een r&o-gesprek input van mensen rondom de medewerker, zoals collega’s, mensen aan wie de medewerker leiding geeft en eventuele klanten. “Niet gebaseerd op een oordeel over iemand, maar op feitelijke observaties”, zegt Jansen. “De methode is gericht op ontwikkeling en vertrouwen.”

Sommige faculteiten en bepaalde diensten binnen de universiteitsdienst doen dat al of experimenteren daar mee. “Ik hoop dat we veel meer een cultuur krijgen waarin dat normaal is”, zegt Jansen. “Dan is er meer open feedback tussen mensen. Dat zou de cultuur erg kunnen beïnvloeden, ook wat betreft integriteit.”

Terugkijkend op de afgelopen jaren vindt Bruggeling dat er aan de TU wel een en ander is veranderd door het hebben van vertrouwenspersonen. “Wij hebben in het verleden aandacht gevraagd voor promovendi en nu is er de graduate school. Ook hebben we gewezen op de noodzaak leidinggevenden te trainen in coachend leiderschap en conflicthantering. Er is vooruitgang geboekt wat betreft beleid ten aanzien van integriteit.”

Een terugkerend aandachtspunt ten slotte is een standaard exitgesprek met medewerkers die de universiteit verlaten. Die gesprekken kunnen immers een bron van informatie zijn waaruit de TU lering kan trekken. HR houdt die gesprekken niet structureel, maar alleen als daar aanleiding voor is.

Jansen zou die informatie ook los van een vertrek willen krijgen. “Dat bedoel ik ook met die 360 graden feedback. Je wilt gewoon dat bepaalde signalen vrijelijk worden besproken.”