Campus O&S Gebouw TU Delft Delta
In het eerste kwartaal van 2018 verandert de organisatiestructuur van heel O&S.

Wat speelt er op de faculteiten? Wat is er aan de hand binnen de universiteitsdienst? Waarover maakt de ondernemingsraad zich druk? Een serie over medezeggenschap aan de TU Delft. Vandaag deel 2: de Universiteitsdienst (UD).

Een belangrijk onderwerp waar de onderdeelcommissie (odc) van de UD de komende jaren betrokken bij zal zijn, is de reorganisatie van Onderwijs en Studentenzaken, dat studenten vooral kennen van hun inschrijving of een bezoek aan de studentenpsycholoog, maar waar bijvoorbeeld ook medewerkers hulp kunnen krijgen bij het opzetten van online onderwijs.

Waarom moet het anders bij O&S en wat is de invloed van de odc?

Meer, meer, meer
Meer onderwijsprogramma’s, meer (internationale) studenten, meer taken als de Graduate School (voor promovendi) en de Extension School (voor online onderwijs), hoge verwachtingen van studenten en medewerkers ten aanzien van digitale dienstverlening: de directie Onderwijs en Studentenzaken heeft de afgelopen jaren steeds meer werk op haar bordje gekregen. Om alles te kunnen blijven behappen, vindt de TU het niet meer voldoende om lokaal binnen teams veranderingen door te voeren of simpelweg meer medewerkers aan te nemen.

Daarom verandert in het eerste kwartaal van 2018 de organisatiestructuur van de hele directie O&S. Voor de meesten van de 191 medewerkers betekent dat dat zij hetzelfde werk blijven doen, maar in andere teams met andere leidinggevenden en soms – door standaardisering – een lager ingeschaalde functie (wat zich voor hen overigens niet vertaalt in minder salaris, maar wat ze wel kunnen voelen als een lagere waardering voor hun werk).

Opheffen International Office
In het 115 pagina’s tellende ‘Organisatie Ontwikkelplan directie Onderwijs en Studentenzaken’ springt het opheffen van het Central International Office het meest in het oog. Directeur O&S Timo Kos legt uit waarom dat gebeurt:

“In het verleden wilden we alles doen voor elke internationale student, omdat we er méér wilden. Inmiddels zijn we zover dat we beheersbaar willen groeien: goed weten wat je capaciteit is en hoeveel je aankunt, want we willen niet ongeremd groeien en daar lijkt het soms op. Dat vergt een andere mindset.

Het grootste deel van het werk van het international office is administratief van aard, qua dienstverlening vergelijkbaar met de administratieve processen bij het shared service centre. Dat gaan we nu bij elkaar brengen, zodat we met elkaar processen kunnen verbeteren. Zo kunnen we hopelijk met een vergelijkbare groep mensen in de organisatie de groeiende studentenaantallen aan.”

Rol van de odc
Vóór de zomer van 2017 heeft het college van bestuur een zogeheten ‘voorgenomen besluit’ genomen over Kos’ lijvige plan. Dat kan volgens de reorganisatieprocedure pas definitief worden als de odc een advies heeft uitgebracht, dat zich moet toespitsen op de gevolgen voor het personeel van O&S. Over die gevolgen zegt Kos: “Het is een meerjarig ontwikkelplan, maar qua boventalligheid zijn de effecten heel gering. We willen juist met de huidige groep mensen de dienstverlening verbeteren zodat we het werk ook in de toekomst aankunnen door de zaken procesmatig in te richten en verder te automatiseren.”

De odc heeft de directeur O&S inmiddels meerdere malen op bezoek gehad tijdens haar vergaderingen. Hij lichtte zijn plannen toe en beantwoordde vragen. Ook heeft de odc twee bijeenkomsten georganiseerd voor medewerkers. Nu wacht Kos met vertrouwen, en met enig ongeduld, op het advies.

Waarom dat op zich laat wachten, vertelt odc-voorzitter Stella Böger: We nemen de tijd, omdat dit een complex en veelomvattend plan is. O&S wil veel in gang zetten: processen verbeteren, een cultuuromslag realiseren, een nieuwe organisatiestructuur neerzetten, zaaksystemen op orde hebben, digital excellence voor studenten en docenten bereiken. Gezien deze complexiteit hebben we besloten een externe organisatiedeskundige in te schakelen. Ook enkele leden van de ondernemingsraad werken mee.Dat helpt ons om een weloverwogen advies te kunnen uitbrengen. We vertrouwen erop dat we ons advies tijdig uit kunnen brengen, zodat de eerste wijzigingen voor de start van de piekdrukte ingezet kunnen worden.

Tussenstap
Als het odc-advies eenmaal binnen is, en het niet tot al te grote aanpassingen leidt, kan Kos zo snel mogelijk het personeelsplan definitief maken. Pas daarna kan hij de grote vraag beantwoorden die veel O&S-medewerkers al een jaar of meer - afhankelijk van de afdeling - hebben, sinds zij voor het eerst hoorden dat er iets zou gaan veranderen: wat betekent dit alles voor mij en voor mijn werk?

Dat punt is niet het einde, maar eerder een tussenstap in een proces van jaren. Want: wat er precies gaat veranderen aan de manier waarop O&S werkt en vooral hoe dat moet gaan gebeuren, dat plan komt in het tweede kwartaal van 2018 bij het college van bestuur. Daarna neemt de directie drie jaar de tijd om alle veranderingen daaruit door te voeren.

De odc zal de komende jaren steeds betrokken blijven, zo verzekert voorzitter Stella Böger:We blijven na ons advies de vinger aan de pols houden en zullen ook dan, waar nodig, een adviserende rol blijven vervullen.”

Lees ook wat er speelt op de faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek:
Over meisjes, collegezalen en een paaltje bij L&R