Library gaat eigen organisatie ‘repareren’

Library-directeur Wilma van Wezenbeek hield maandag 2 november een presentatie over het onderzoekrapport van organisatieadviesbureau Berenschot, tijdens een overlegvergadering met de onderdeelcommissie (odc) van de universiteitsdienst. Eerder dit jaar interviewde Berenschot medewerkers van de library, beter bekend als de UB (universiteitsbibliotheek). Doel was om erachter te komen of de reorganisatie uit 2013 de gewenste effecten heeft gehad. Zo was het bijvoorbeeld de bedoeling dat duidelijker werd wie welke verantwoordelijkheid had.

Uit het rapport blijkt volgens Van Wezenbeek dat het nodig is de organisatie ‘een beetje te repareren’, vertelt zij een dag na haar presentatie. “Ik verwacht geen nieuwe reorganisatie. Het management moet elkaar vooral beter gaan vinden.” Berenschot concludeerde immers dat niet iedere manager dezelfde boodschap uitdraagt. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn niet altijd duidelijk. Verder loopt de ‘operationalisering van doelstellingen’ achter.

De structuur van de organisatie is volgens Berenschot wel functioneel en passend bij het beleid. De library bestaat uit vier afdelingen, met ieder een lid uit het managementteam aan het hoofd. Eén van afdelingen, products and services, bestaat uit zeven ‘productgroepen’. Die hebben allemaal ook hun een eigen hoofd.

Berenschot constateert dat medewerkers ‘intrinsiek gemotiveerd’, ‘professioneel’ en ‘loyaal’ zijn en dat ze gemiddeld vrij lang bij de library werken. Communicatie tussen medewerkers en management kan beter, van beide kanten. Waardering wordt te weinig uitgesproken. Aan de communicatie wordt inmiddels gewerkt, vertelde Van Wezenbeek. Samen met haar medewerkers werkt zij aan een actieplan voor verdere verbeteringen.

Odc-lid Elsa van der Kooi vertelde na Van Wezenbeeks presentatie dat er bij sommige library-medewerkers toch onvrede heerst. “Sommige voelden zich niet veilig om met Berenschot te praten.” De library-directeur zei daarop het woord ‘onveilig’, dat volgens haar ook in het Berenschotrapport staat, ‘zwaar’ te vinden. “Ik weet niet waar dat gevoel vandaan komt.”

De discussie over de Berenschot-evaluatie werd doorkruist door een andere discussie: wie krijgt wanneer welke informatie? De beheerder van de universiteitsdienst, Anka Mulder, reageerde geïrriteerd toen bleek dat het Berenschotrapport in handen is van sommige odc-leden. En dat terwijl zij het zelf, als eindverantwoordelijke, nog niet heeft gezien. “We moeten een manier vinden om processen te stroomlijnen”, zei ze. “Jullie weten dingen soms eerder dan ik.”

Mulder kondigde aan dat zij de directeuren van de ondersteunende diensten daarop zal aanspreken. Waarop de odc ermee instemde dat het Berenschotrapport pas later naar de hele odc gaat, als Mulder met Van Wezenbeek heeft gesproken. De laatste verwacht haar actieplan in december klaar te hebben.