TU Delft Delta Paul Herfs Ombudsman
Paul Herfs is ombudsman bij de Universiteit Utrecht.

De ondernemingsraad wil een ombudsman voor medewerkers en het college van bestuur meldde afgelopen donderdag dat het de mogelijkheden gaat onderzoeken. Paul Herfs is twaalf jaar ombudsman bij de Universiteit Utrecht.

Waarom is een ombudsman nodig?

“Als ik zie hoeveel mensen ik per jaar over de vloer krijg, heeft eigenlijk iedere universiteit een ombudsman nodig. In 2016 bezochten 160 medewerkers de ombudsman van de Universiteit Utrecht. Allerlei ingewikkelde rechtspositionele zaken en behoorlijk ernstige problemen komen aan het licht. Bij de TU Delft is er geen vergelijkbare voorziening waar medewerkers dit soort problemen kunnen melden. De vertrouwenspersonen van de TU lopen tegen hun grenzen, zo meldden zij in hun jaarverslag van 2016. In tegenstelling tot de vertrouwenspersoon is een ombudsman niet partijdig en onafhankelijk. Van hr-medewerkers wordt verwacht dat ze meedenken in de lijn van de organisatie, daar kan een personeelslid met een ingewikkeld probleem niet terecht voor onafhankelijk advies. De ombudsman kan onderzoek doen en sluitend advies geven aan de organisatie.”

Met wat voor klachten kan iemand naar de ombudsman?

“De ombudsman is er voor rechtspositionele problemen, bijvoorbeeld een conflict tussen een medewerker en leidinggevende. Vertrouwenspersonen zijn voor klachten over ongewenst gedrag, zoals pesten en seksuele intimidatie. Ook kun je denken aan een samenwerkingsprobleem tussen een promotor en promovendus. De vertrouwenspersoon kan hier niets mee en de bedrijfsarts is ook niet de aangewezen persoon om samenwerkingsproblemen op te lossen. De promovendus kan in dit geval het beste naar de ombudsman.”  

illustratie-ombudsman-wit (1).png

 

Werkt een ombudsman vertrouwelijk?

“De gesprekken met de ombudsman zijn 100 procent vertrouwelijk. Een ombudsman kan niet zonder nadrukkelijke toestemming van het personeelslid met een andere collega gaan praten. Soms is het wel noodzakelijk om met beide partijen te praten. Neem het voorbeeld van de promotor en promovendus. Komt de promovendus naar mij toe, dan wil ik met de promotor kunnen praten. Natuurlijk pas nadat de promovendus dat heeft goedgekeurd. Een oplossing kan zijn dat de promotor en promovendus met elkaar in gesprek gaan en de ombudsman erbij zit als bemiddelaar.”

Welke instellingen hebben nog meer een ombudsman?

“De Vereniging Ombudsman Hoger Onderwijs (Voho) telt rond de tien leden. De Vrije Universiteit en Universiteit Utrecht zijn de enige universiteiten met een ombudsman voor medewerkers. Hogescholen hebben er vaker een: de Haagse Hogeschool, de Hogeschool Utrecht, de Hogeschool van Amsterdam, Hogeschool Zuyd, Hogeschool van Arnhem en Nijmegen. Ede ombudsmannen voor studenten vallen ook onder de Voho, die zitten bijvoorbeeld in Leiden, Hogeschool van Arnhem en Nijmegen en, jawel, bij de TU Delft. Dit jaar heb ik advies gegeven over het werk van ombudsmannen en personeel in het hoger onderwijs aan de TU Delft, de Erasmus Universiteit Rotterdam, Maastricht University en Windesheim.”

Het college wil de mogelijkheden van een ombudsman onderzoeken. Hebt u tips?

“Ik zou de collegevoorzitter willen aanraden even te bellen met de collegevoorzitters van de VU en UU. Veertig jaar geleden trok de U-raad bij de UU aan de bel. Personeelsleden met rechtspositionele kwesties moesten kunnen aankloppen bij een onafhankelijke en onpartijdige adviseur. Toen is er een ombudsman gekomen en ik ben sinds de invoering in 1977 de vijfde op rij. Het is belangrijk dat de ombudsman toegang heeft tot het hoogste niveau van een instelling, dus dat hij met de collegevoorzitter kan spreken. Zo kan hij op tijd ingrijpen en kun je ernstige problemen voor zijn.”

 

Lees ook: ‘Or wil ombudsman voor personeel’