Hoofd archiefafdeling: ‘Iedere TU’er is archivaris’

Het is donderdag 11 december 1947. Vijf TU-bestuurders discussiëren rondom een tafel aan de Oude Delft. Het onderwerp? De uitbreiding van de TU Delft, dan nog Technische Hogeschool. Bestuurder Bremer oppert dat de universiteit zou kunnen groeien in het naast Delft gelegen polderlandschap, de Wippolder. Zijn ambtsgenoot De Lange ziet dat niet zitten: “Delft ontbeert natuurschoon zoals dat van Wassenaar”, meent hij. Professor Zweers, ook een van de bestuurders, valt hem bij. In de polder kan een TU-wijk niet tot bloei komen, meent hij. Bremer antwoordt daarop dat hij zijn visie niet kan wijzigen, tekent een notulist op.

Hoewel dit gesprek in 1947 plaatsvond, voelt het alsof je als een fly on the wall in de bestuurskamer zit. Een verslag van dit gesprek is terug te vinden in het Nationaal Archief in Den Haag. Daar ligt het overgrote deel van het geheugen van de TU Delft.

_{Van links naar rechts: Sid Kagie, Esther Maes, Hans Kaiser en Lilette van der Does. (Foto: Justyna Botor)}

“De universiteit is een zelfstandig bestuursorgaan en daarom volgens de Archiefwet verplicht om bepaalde informatie te bewaren en toegankelijk te maken voor anderen”, legt Esther Maes uit. Zij is hoofd archiefdienst van de TU Delft (of voluit voor de archieven: Manager Document Management & Archive). In de ruimte waar Maes en haar team werken, staan tientallen bananendozen op elkaar gestapeld. In de hoek staat een doos met floppy’s. Op een rolcontainer liggen rollen dun, rafelig papier. “We weten nog niet precies wat dat is”, zegt Maes terwijl haar oog op de papierrollen valt.

            ‘Hoe is de stormparaplu uitgevonden?’

Dankzij haar afdeling, waar ze nu zo’n 12 jaar werkt, zijn alle besluitvorming en belangrijke documenten over de universiteit inzichtelijk voor historici, hobbyisten, beleidsmakers en iedereen die ook maar iets wil weten over de geschiedenis van de TU Delft. Hoe is de stormparaplu bijvoorbeeld uitgevonden? Waarom en hoe is de afdeling robotica ontstaan? En hoe is de TU Delft aan zijn ruim 169 hectare aan campusgrond gekomen? De antwoorden op al die vragen liggen in het archief, bewaard, inzichtelijk gemaakt en logisch geordend door Maes en haar voorgangers.

“Onze belangrijkste taak is om reconstructie van beslissingen en gebeurtenissen op de TU door de eeuwen heen mogelijk te maken. Zo moet een onderwijsvisitatiecommissie makkelijk in het archief kunnen vinden waarom een opleiding is begonnen, hoe die is veranderd en waarom de opleiding uiteindelijk is afgeschaft”, legt Maes uit.

Beoordelen 

Wat wordt er precies bewaard? Dat is een behoorlijke lijst: besluiten van het college van bestuur, jaarverslagen, strategische documenten, studentenaantallen, briefwisselingen tussen bestuurders, aankoopdocumenten van gebouwen en ga zo maar door. Faculteiten sturen hun documenten naar de archiefafdeling, waarna Maes en haar collega’s bepalen wat bewaard moet worden en wat weg kan.

Zo nu en dan wordt Maes gebeld door de kinderen van een overleden TU-medewerker. “Dan vertellen ze bijvoorbeeld dat ze op zolder of in de kelder allemaal papieren hebben gevonden met het TU-logo erop. We nemen meestal zelf een kijkje, want het kan interessant zijn. Wanneer een onderzoeker bijvoorbeeld spullen mee naar huis heeft genomen die hij helemaal nooit naar huis had mogen nemen, zoals onderzoekspapieren die naar een belangrijke uitvinding hebben geleid.”

Drie stapels 

De documenten, boeken en tekeningen die de archiefafdeling binnenkrijgt, sorteren medewerkers in drie stapels: onmiddellijk vernietigen, tijdelijk bewaren en voor eeuwig bewaren. Maes: “Facturen moeten zeven jaar bewaard worden en daarna vernietigd. Die gaan naar een tijdelijk depot dat de TU in Den Haag huurt. Alles wat voor eeuwig bewaard moet worden – zoals cvb-besluiten en strategische documenten – gaat naar het Nationaal Archief. ” Al pratend loopt Maes kriskras het ‘boeken en tijdschriftendepot’ van de TU Library door. Ze houdt halt en wijst op een boekenkast vol kartonnen donkergrijze dozen. “Dat zijn zuurvrije dozen zodat de documenten langer in goede staat blijven. Aanraking, zonlicht en bepaalde temperaturen kunnen rampzalig zijn voor papier. Zodra we een heel blok vol gevulde kartonnen dozen hebben, kunnen we het overdragen aan het Nationaal Archief.”

‘Naamsveranderingen zijn een ramp voor een archivaris’

Maes en haar collega’s lopen soms tegen “typische TU-problemen” aan, vertelt ze. Zo hebben afdelingen de neiging om vaak van naam te veranderen. Neem de afdeling Campus Real Estate & Facility Management. Die heette tot voor kort Campus Real Estate. En daarvoor? De afdeling Vastgoed. Logische opeenvolgende namen, maar een ramp voor een archivaris. “Iemand die nietsvermoedend in de archieven onderzoek wil doen naar vastgoed, weet zoiets niet. Dus je moet ervoor zorgen dat zo’n onderzoeker alle belangrijke documenten kan terugvinden zonder dat die persoon op de hoogte is van de precieze naam van de afdeling in kwestie.”

 

“Op die manier weet iemand die later onderzoek wil doen naar onderwijshervorming dat hij of zij in het archief van Brightspace moet zijn.”

Maes bespreekt momenteel met vakgenoten bij andere universiteiten hoe de covid-crisis gearchiveerd moet worden zodat historici daar in de toekomst onderzoek naar kunnen doen. “Dan wil je bijvoorbeeld vastleggen waarom de TU heeft besloten om ‘op slot’ te gaan.” Zo’n onderwerp als covid noemen Maes en haar vakgenoten bij andere universiteiten een ‘hotspot’. Andere hotspots zijn bijvoorbeeld de bezetting van het Amsterdamse Maagdenhuis in (1969) en de hack van Maastricht University (2019). “Stiekem hoop ik nog op een echte Delftse hotspot”, grapt Maes.

Op de laatste foto staan Esther Maes (links) Bianca Wijnmaalen-Poot (rechts).