Het was vorig jaar een crisissituatie

/strong>

,,Het was vorig jaar een crisissituatie. Iedereen deed zijn best, maar het ging enorm inefficiënt”, vertelt Maarten van der Vorst, directeur Financiën. Hierdoor werd het financieel jaarverslag door de externe accountant pas op 26 juni goedgekeurd, maar met beperking. ,,De administratieve organisatie en interne controle schoten te kort, waardoor de beschikbare gegevens niet betrouwbaar waren. Zoiets kun je je als bedrijf niet veroorloven.”

Van der Vorst wijst twee oorzaken aan: de introductie van nieuwe software en de verschuiving van verantwoordelijkheden van centraal naar decentraal niveau. ,,Baan is een goed software pakket, maar je moet de mensen wel de bagage geven om er mee om te gaan. Daarom is het afgelopen jaar flink geïnvesteerd in training, opleiding en financieel management. Bij decentralisatie moeten de processen opnieuw gestructureerd worden en moet het voor iedereen duidelijk zijn waar de verantwoordelijkheden liggen. Vervolgens kost het tijd voordat alle routines ingesleten zijn in de organisatie.”

Baggeren

Met de klassieke componist Bach als lichtend voorbeeld als het gaat om gestructureerd werken en hoge productiviteit, startte Van der Vorst vorig jaar drie, zoals hij dat noemt, bacherprojecten ter verbetering van de financiële huishouding. Het eerste bacherproject betrof het opschonen van het zogeheten onderhanden werk. Van der Vorst: ,,Dat is het werk voor derden, zoals contractonderzoek of andere services. De financiële waarde van dit werk was onduidelijk en gebaseerd op grove schattingen. Voor het zuiver administreren van de financiën heb je harde getallen nodig. Het verbeteren van de betrouwbaarheid van de gegevens stond daarom hoog op de agenda.” Het tweede project betrof de periodieke afsluiting. Elk organisatieonderdeel moet in staat zijn aan het eind van een periode % halfjaar, kwartaal of maand % de boekhouding op een professionele manier te kunnen afsluiten. Tot slot behelsde het derde project de herstructurering van de administratieve organisatie en interne controle van de gehele TU. De financiële medewerkers werden via deze projecten betrokken bij het bereiken van het doel: de goedkeuring van de jaarrekening 2000. ,,Er is in een racetempo gewerkt. En als een doel bereikt is, mag dat best gevierd worden. Met zo’n 150 collega’s zijn we gaan karten en eten.”

Laks

,,Maar we zijn er nog niet”, stelt Van der Vorst. ,,Volgend jaar moet de jaarrekening in het eerste kwartaal met goedkeuring kunnenworden afgerond.” Op 31 mei vindt de kick off meeting plaats van de volgende drie verbeter-teams: optimalisatie Baan, closing calendar (maandelijkse afsluiting en genereren van managementrapportages) en professionalisering.

Van der Vorst: ,,Professionalisering is natuurlijk een continue proces. Dit kwartaal concentreren we ons bijvoorbeeld op het beheren en bewaken van de debiteuren. Hier zijn we tot nu toe erg laks in geweest. We laten het geld gewoon op straat liggen. Na het leveren van diensten moet er wel automatisch een factuur volgen en door de contractpartner aan ons worden betaald. De TU heeft een prestatie geleverd en heeft dus recht op het geld. Wordt er niet betaald, dan volgt het hele circus van sommaties, en, als dat niet helpt, uiteindelijk een incassobureau. De financiële medewerkers spelen een hele belangrijke rol in dit traject. Zij zullen daarom worden getraind in het voeren van een telefonisch incassogesprek en het aanleggen van dossiers.”

Dit is het begin van het uiteindelijke doel dat Van der Vorst voor ogen heeft met de financiële organisatie. ,,Tussen nu en twee jaar moeten wij de best practices op financieel gebied in universitair Nederland hebben, zodat de andere universiteiten straks nieuwsgierig langskomen om te zien hoe wij het doen.”

Op 24 april is het financieel jaarverslag 2000 goedgekeurd, zonder enig voorbehoud. Gezien de situatie waarin de financiële administratie zich een jaar geleden bevond, was deze prestatie reden voor een feestje met 150 collega’s.

,,Het was vorig jaar een crisissituatie. Iedereen deed zijn best, maar het ging enorm inefficiënt”, vertelt Maarten van der Vorst, directeur Financiën. Hierdoor werd het financieel jaarverslag door de externe accountant pas op 26 juni goedgekeurd, maar met beperking. ,,De administratieve organisatie en interne controle schoten te kort, waardoor de beschikbare gegevens niet betrouwbaar waren. Zoiets kun je je als bedrijf niet veroorloven.”

Van der Vorst wijst twee oorzaken aan: de introductie van nieuwe software en de verschuiving van verantwoordelijkheden van centraal naar decentraal niveau. ,,Baan is een goed software pakket, maar je moet de mensen wel de bagage geven om er mee om te gaan. Daarom is het afgelopen jaar flink geïnvesteerd in training, opleiding en financieel management. Bij decentralisatie moeten de processen opnieuw gestructureerd worden en moet het voor iedereen duidelijk zijn waar de verantwoordelijkheden liggen. Vervolgens kost het tijd voordat alle routines ingesleten zijn in de organisatie.”

Baggeren

Met de klassieke componist Bach als lichtend voorbeeld als het gaat om gestructureerd werken en hoge productiviteit, startte Van der Vorst vorig jaar drie, zoals hij dat noemt, bacherprojecten ter verbetering van de financiële huishouding. Het eerste bacherproject betrof het opschonen van het zogeheten onderhanden werk. Van der Vorst: ,,Dat is het werk voor derden, zoals contractonderzoek of andere services. De financiële waarde van dit werk was onduidelijk en gebaseerd op grove schattingen. Voor het zuiver administreren van de financiën heb je harde getallen nodig. Het verbeteren van de betrouwbaarheid van de gegevens stond daarom hoog op de agenda.” Het tweede project betrof de periodieke afsluiting. Elk organisatieonderdeel moet in staat zijn aan het eind van een periode % halfjaar, kwartaal of maand % de boekhouding op een professionele manier te kunnen afsluiten. Tot slot behelsde het derde project de herstructurering van de administratieve organisatie en interne controle van de gehele TU. De financiële medewerkers werden via deze projecten betrokken bij het bereiken van het doel: de goedkeuring van de jaarrekening 2000. ,,Er is in een racetempo gewerkt. En als een doel bereikt is, mag dat best gevierd worden. Met zo’n 150 collega’s zijn we gaan karten en eten.”

Laks

,,Maar we zijn er nog niet”, stelt Van der Vorst. ,,Volgend jaar moet de jaarrekening in het eerste kwartaal met goedkeuring kunnenworden afgerond.” Op 31 mei vindt de kick off meeting plaats van de volgende drie verbeter-teams: optimalisatie Baan, closing calendar (maandelijkse afsluiting en genereren van managementrapportages) en professionalisering.

Van der Vorst: ,,Professionalisering is natuurlijk een continue proces. Dit kwartaal concentreren we ons bijvoorbeeld op het beheren en bewaken van de debiteuren. Hier zijn we tot nu toe erg laks in geweest. We laten het geld gewoon op straat liggen. Na het leveren van diensten moet er wel automatisch een factuur volgen en door de contractpartner aan ons worden betaald. De TU heeft een prestatie geleverd en heeft dus recht op het geld. Wordt er niet betaald, dan volgt het hele circus van sommaties, en, als dat niet helpt, uiteindelijk een incassobureau. De financiële medewerkers spelen een hele belangrijke rol in dit traject. Zij zullen daarom worden getraind in het voeren van een telefonisch incassogesprek en het aanleggen van dossiers.”

Dit is het begin van het uiteindelijke doel dat Van der Vorst voor ogen heeft met de financiële organisatie. ,,Tussen nu en twee jaar moeten wij de best practices op financieel gebied in universitair Nederland hebben, zodat de andere universiteiten straks nieuwsgierig langskomen om te zien hoe wij het doen.”