'Het echte werk begint nu pas'

De samenwerking tussen de ondernemingsraad (or) en het college van bestuur (cvb) verliep tijdens de reorganisatie vanaf het begin tamelijk harmonieus. Hoe verklaren jullie dat?

Daleboudt: “Het is uitzonderlijk dat je in zo’n vroeg stadium van een reorganisatie al overleg voert. Een or wordt meestal overvallen met uitgewerkte plannen. Hier is het anders gegaan. De or heeft gezegd: dit zou allemaal wel kunnen, maar dan moet het wel die kant op gaan.”

Rullmann: “Voorafgaand aan de reorganisatie was er al vertrouwen opgebouwd. En de or kon zich vinden in de uitgangspunten: het aantal ondersteuners was te hoog, en er moest meer geld naar onderwijs en onderzoek gaan. Tegelijkertijd heeft de or grote invloed uitgeoefend, bijvoorbeeld door aan te dringen op een tijdplanning die de periode van onzekerheid voor de medewerkers zo kort mogelijk zou laten duren.”

Or en cvb waren het niet altijd eens. Zo vond de or het aanvankelijk geschatte percentage nieuwe functies . tachtig procent – veel te hoog.

Rullmann: “Uiteindelijk zit het rond zestig procent.”

Hoe hebben jullie over dat soort problemen onderhandeld?

Daleboudt: “Ik heb het niet als onderhandelen ervaren. Bij onderhandelen heb je twee partijen met verschillende belangen, die allebei proberen eruit te komen en toch zo weinig mogelijk willen inleveren. Wij hadden een gedeeld belang: zorgen dat de universiteit er zo goed mogelijk uitkomt, met minimale schade voor de medewerkers. Tegenover de projectorganisatie en de taskforces heeft de or een complete ’tegenorganisatie’ geplaatst. Zo kun je als or zowel op detailniveau als op strategisch niveau invloed uitoefenen. Dat lukt alleen als de projectorganisatie soms tegen trekkers en decanen zegt: niet zeuren, je moet met die lui praten. En dat is gebeurd.”

Rullmann: “Als we er op detailniveau niet uitkwamen, deden we een stapje terug en kwamen we op een algemener niveau tot overeenstemming. De details kwamen later dan wel. Er waren zeker meningsverschillen. Maar wie van buitenaf naar de or keek, kon die spanning niet voelen: die was al weggeëbd tijdens het vooroverleg. De zichtbaarheid van de or was daardoor onvoldoende, maar de aanpak heeft tot betere resultaten geleid.”

De or wil via een online onderzoek achterhalen hoe medewerkers tegen het functioneren van de or en de onderdeelscommissies (odc’s) tijdens de reorganisatie aankijken.

Daleboudt: “We zijn tijdens dit traject het vertrouwen van sommige mensen kwijtgeraakt. Die denken dat de or te slap is. Met het onderzoek kunnen we de manier waarop we onszelf zien vergelijken met het beeld dat de medewerkers van ons hebben. En misschien kunnen we er uit leren hoe je dat beeld kunt beïnvloeden.”

Stel, ook na jullie uitleg blijven sommige medewerkers ontevreden over de opstelling van de or. Op welke partij moeten ze dan in november stemmen?

Daleboudt: “Die mensen kan ik alleen maar aanraden om snel een ’tegenpartij’ op te richten. De zittende or is eensgezind, dat is waar. Op zich ben ik daar blij mee. Het is in de contacten met het cvb plezierig als je namens de gehele or kunt spreken. Dat maakt je positie sterk en duidelijk. Maar als mensen ontevreden zijn met de koers van de or, moeten ze vooral zichzelf kandidaat stellen. Dat kan nog twee weken. En dan ben ik erg benieuwd.”

Denkt u dat zoiets zal gebeuren?

Daleboudt: “Nee. Wie zich verkiesbaar stelt, maakt zich medeverantwoordelijk voor de medezeggenschap en sommige klagers willen dat helemaal niet. Stel je voor, dan word je daar op afgerekend.”

In het tweede rapport van de commissie-Luyben moet worden uitgewerkt hoe de OOD-gelden op lange termijn moeten worden geïnvesteerd in de verbetering van de wetenschappelijke kwaliteit. De or wacht er nu al maanden op. Hoe kan dat?

Rullmann: “Ik kan me de irritatie van de or daarover voorstellen, maar het probleem is ingewikkelder dan het lijkt. Het is niet moeilijk om allerlei projecten te verzinnen waar je OOD-geld in kan steken. Het is lastiger om die middelen zo te verdelen dat je daar zoveel mogelijk profijt van hebt. We willen niet ongewild nieuwe permanente eerste-geldstromen laten ontstaan waar we juist nieuwe tweede- en derdegeldstromen zouden moeten aanboren.”

Daleboudt: “Ik begrijp dat men nog niet met een uitgewerkt plan kan komen. Maar nu ligt er niks, en de irritatie bij de or neemt alleen maar toe.”

Rullmann: “In de volgende overlegvergadering kunnen we er meer over vertellen.”

Wordt 2006 een moeilijker jaar dan 2005?

Rullmann: “Ja. Het echte werk begint pas. De nieuwe ondersteunersorganisatie begint nu werkelijkheid te worden, steeds meer onderdelen van de TU Delft krijgen ermee te maken. Er zullen ongetwijfeld dingen misgaan. Maar de meeste risico’s kunnen we voorzien. Een voorbeeld: als de facultaire administraties overgaan naar de shared service centers, moeten ze zo geordend zijn dat ze in de nieuwe opzet passen: anders haal je die wildgroei binnen waar we juist van af willen. Dat is nog een hele slag voor de faculteiten, en tegelijkertijd verwachten studenten en medewerkers terecht dat alle basisprocessen doorlopen. De OOD krijgt natuurlijk de schuld van alles wat vanaf deze maand misgaat. Dat is lang niet altijd terecht, maar onvermijdelijk.”

Is er genoeg tijd genomen om mensen uit te leggen waarom ze niet geplaatst zijn? En stonden de redenen helder in de plaatsingsbrief beschreven?

Daleboudt: “Die redenen stonden niet expliciet in de brief, daar was het gesprek voor. Maar die toelichting is niet altijd goed gegaan. Tijdsdruk was de belangrijkste reden. Duizend plaatsingsbrieven overhandigen in een week tijd, dat is een gigantische operatie.”

Rullmann: “Ik hoor dat dingen hier en daar niet goed gegaan zijn. Ik ben blij dat het niet structureel is.”

Daleboudt: ” Klopt. We hebben het over incidenten.”

Rullmann: “We hebben bewust de motivering in de brief kort gehouden. Eén van de dingen die we geleerd hebben van de SBS-reorganisatie is dat een uitgebreide motivatie snoeihard aankomt bij een aantal mensen. Want het komt dan toch over als: u bent niet meer nodig, want u functioneerde niet.”

Doen niet-geplaatste ondersteuners er goed aan te kijken naar de vacaturelijst die nu op de website van TU-mobiel is geplaatst? Voorafgaand aan de plaatsing is al gekeken of die mensen niet op die vacatures geplaatst konden worden.

Rullmann: “We gaan er vanuit dat de mensen die boventallig zijn niet in aanmerking komen voor die vacatures. Dat hebben we immers zelf al vastgesteld. Maar bij sommige mensen konden we dat niet helemaal goed bepalen, bijvoorbeeld omdat ze Talentscape niet of onvolledig hebben ingevuld. We hebben die vacatures geplaatst voor de zekerheid. Maar we verwachten niet dat veel mensen op die manier alsnog geplaatst zullen worden.”

Daleboudt: “Je ziet nu wel dat geplaatste ondersteuners in de vacaturelijst een nog leukere baan aantreffen en ‘doorschuiven’.Zo valt er soms een vacature open die voor een niet-geplaatste ondersteuner interessant is.”

Is het voor u belangrijk om de hele OOD-rit uit te zitten?

Rullmann: “Ja. We hebben met dit college een forse reorganisatie ingezet. Het zou een raar signaal zijn als we volgend jaar zouden zeggen: sorry, we gaan nu weg, onze opvolgers zijn al gevonden.”

Sceptici zeggen wel eens: ‘Dit college wil een bepaalde kant op met de OOD, maar straks komt er weer een college dat het tegenovergestelde wil. Het is net eb en vloed.’ Is dat inderdaad zo, of zijn jullie als college nu bezig veranderingen zo in de organisatie te verankeren dat het onmogelijk is voor jullie opvolgers om daar weer een heel nieuwe draai aan te geven?

Rullmann: “Elk college doet het weer anders. Maar ik denk dat als we dit proces hebben afgerond . en dan heb ik het niet alleen over de OOD, maar bijvoorbeeld ook over het feit dat de TU Delft zich meer openstelt voor de buitenwereld . je van een historische ommezwaai kunt spreken. En die zal nog lang doordeinen.”

Daleboudt: “Dat verwacht ik ook. En de raad van toezicht die het cvb benoemt, heeft ook een strategische visie. Een college dat een volslagen andere koers inslaat, zou daar al snel mee te maken krijgen.”

Wat was voor jullie het lastigste moment tijdens de reorganisatie?

Rullmann: “Voor mij lag dat moment helemaal aan het begin, toen we als college na veel analyseren tot de conclusie kwamen dat we veel ingrijpender moesten reorganiseren dan we bij ons aantreden hadden gedacht. Er was net besloten dat ik die het kar best kon gaan trekken. In het weekend heb ik toen vreselijk zitten puzzelen. Hebben we alle argumenten op een rij om dit te doen? We gaan nu enorm sjorren aan de organisatie, mag dat wel, moet dat wel? Daar heb ik lang over lopen nadenken, tot ik voor mezelf de conclusie kon trekken: ja, dit moeten we doen. Dat was belangrijk. Het moet niet zo zijn dat je halverwege een reorganisatie tegen jezelf zegt: waar zijn we aan begonnen? Dat is het ergste dat je kan overkomen.”

Daleboudt: “Ik herken dat wel. Het eerste keuzemoment was het lastigste.”

Waren er later nooit momenten van twijfel, bijvoorbeeld toen de onderdeelscommissies met stevige kritiek kwamen?

Daleboudt: “Dat was in praktische zin moeilijk: hoe zorgen we dat die mensen goed aan het woord komen en toch niet met de hakken in het zand gaan staan? Maar ik heb me niet afgevraagd: zouden we het echt wel goed gedaan hebben?”

Rullmann: “Er zijn talloze keuzemomenten geweest, en sommige keuzes waren omstreden, maar de hoofdlijn, daar bestond geen twijfel over.”