Overslaan en naar de inhoud gaan
Karin Hubert is sinds half oktober directeur van de dienst Finance. Wie is zij en hoe gaat zij ons leven aan de TU gemakkelijker maken?
Directeur Finance Karin Hubert: "Wat zou er mooier zijn dan met een app je bonnetjes scannen en indienen?" (Foto: Sam Rentmeester)

Karin Hubert is sinds half oktober directeur van de dienst Finance. Wie is zij en gaat zij ons leven aan de TU gemakkelijker maken?

“Na de heao wist ik niet goed wat ik wilde doen. Ik kon de zaak van mijn ouders overnemen - een slagerij en traiteursbedrijf - maar mijn moeder zei altijd: kind, je moet studeren. Toen ben ik maar voor accountant gaan studeren. Ik wist niet precies wat ze deden, maar ik vond het leuk. Zestien jaar heb ik bij een accountantskantoor gewerkt en veel grote en kleine organisaties gezien zoals een koekjesfabriek, een aluminiumgieterij, een klooster en een bejaardenoord. Ik was ook een aantal jaren accountant bij de Universiteit van Maastricht.”

Pippi Langkous
“Een paar werkgevers verder zat ik bij de Sociale Verzekeringsbank. Toen ik na zes jaar dacht weg te gaan, vroeg de nieuwe bestuursvoorzitter of ik Finance wilde gaan leiden. Zo uitdagend: nu mocht ik alles aanpakken waarvan ik eerder als accountant had gezegd dat ik het niet goed vond. Ik ben van het type ‘ik heb het nog nooit gedaan, dus zal ik het wel kunnen’. Pippi Langkous-achtig.”

TU bestaat uit twee werelden
“Nicoly [Vermeulen van het college van bestuur, red.] vroeg of ik interesse had in een baan hier. Ik ben al jaren toezichthouder in de zorg. Ik wilde óf in het zorgdomein werken óf in het onderwijs. De TU Delft is een topuniversiteit en het leek me gaaf. Wat mij hier opvalt, is hoe bevlogen de wetenschap is. Ik zie wel twee grote werelden van verschil: de wetenschap en de bedrijfsvoering. Die moeten ook verschillen.”

TU is topsport
“Na mijn eerste honderd dagen heb ik tegen mijn medewerkers gezegd: de TU Delft doet in onderzoek en onderwijs mee in de Champions League. Ik zie mijn werk ook als topsport. Iedere dag proberen het beste uit mijzelf te halen. Ik vraag dat ook van mijn medewerkers. Of het nu over je interactie gaat met een collega, of dat je uit een faculteit een vraag krijgt die eigenlijk niet voor jou is. Je kunt dan twee dingen doen: het telefoonnummer van een collega geven of zeggen dat je even meeloopt en het navraagt. Het gaat mij om die attitude.”

Enthousiast mens
“Ik merkte dat het team een beetje uit balans was. Er waren veel verbetertrajecten die niet echt van de grond kwamen. Ik ben een enthousiast mens en weet mensen in beweging te krijgen met kleine en soms grote interventies. Voor een deel zat het hem in de IT, maar voor een deel ook in hoe we dingen doen. Ik wilde geen grote reorganisatie, daar geloof ik niet in.”

Busje consultants
“Als je mensen zich laat ontwikkelen, komt de vernieuwing  en verbetering voor een groot deel vanzelf. Ik houd van samenwerken. Niet een busje consultants binnenrijden maar wel externen met expertise erbij halen om het voor te doen, vervolgens samen te doen en uiteindelijk zelf te doen. Zo haal je kennis en ervaring binnen. En mensen voelen zich er dan meer verantwoordelijk voor.” 

Geestdodend
“Het grootste punt bij de administratie was: veel handmatig werk. Gegevens van het ene systeem naar het andere invoeren. Geestdodend. Daardoor komen mensen niet voldoende toe aan waarde toevoegen voor de faculteiten en directies. Dit werk geeft niet de  goede energie. Ik heb bij een eerdere werkgever een traject gedaan met robotisering. We keken waar je menselijk handelen kunt vervangen door automatisering, zonder grootschalige aanpassingen in je IT.”

Robie de robot
“Daar was hier voorbereidend werk voor gedaan, maar het had een jaar stilgelegen. Nu hebben we twee processen geautomatiseerd die blijken te werken. De robot heet Robie en heeft een eigen email-account en werkt in feite als medewerker. Die robot is niet alleen sneller en foutloos, hij is ook altijd beschikbaar. Mensen kunnen nu meer tijd aan dingen besteden waar ze eerst niet aan toekwamen. Bij andere directies zijn er vast ook mogelijkheden voor robotisering.”

Declaratie-app
“We kijken hoe we de dienstverlening aan faculteiten en directies kunnen verbeteren, want de klantgerichtheid mag wat groter. Bij de TU reizen we nogal over de wereld, dus er komen veel declaraties. Wat zou er mooier zijn dan met een app je bonnetjes scannen en indienen? We onderzoeken dat. Vernieuwing begint bij de klant. Je moet er goed over nadenken met elkaar, want je wilt geen app waarover iedereen gaat mopperen.” 

Gebruikersgemak en maatwerk
“Ik heb een projectleider gevraagd waarmee wij ze allemaal confronteren. Het was echt niet goed wat ik zag! Die rapportages zijn gebouwd met de beste intenties, maar te veel vanuit een controle- en verantwoordingsperspectief en te weinig vanuit sturing. Het gaat om gebruikersgemak en maatwerk voor je projectleider, de sectieleider, de afdelingsvoorzitter en de decaan. Die hebben allemaal hun eigen informatiebehoefte. Die mismatch pakken we nu op samen met de faculteiten.”

Universiteits-DNA
“Het grootste probleem voor projectleiders is dat de informatie over hun projectfinanciën niet duidelijk en snel genoeg is te zien. Je ziet schaduwadministraties ontstaan, maar je wilt één administratie, één waarheid, één vastlegging voor iedereen. Dat is een uitdaging. Ik houd van kleine stapjes, niet te groot maken. Met experimenteren en leren, kom je sneller verder. Vanuit een mindset van continu verbeteren en innoveren. Ik wil dus meer werken volgens het DNA van de universiteit.”

Krijg Delta updates

Click here to unsubscribe