De graduate school: iedereen blij?

‘Promovendi missen structuur’ bleek uit een enquête aan de TU Delft in de zomer van 2011. Bijna de helft van de 891 promovendi die de vragenlijst invulden, had geen opleidings- en begeleidingsplan. Een kwart ervoer onvoldoende mogelijkheden om trainingen te volgen vanwege het ontbreken van een opleidingsbudget of toestemming van hun begeleiders. En een op de vijf was ontevreden over de manier waarop de supervisie was georganiseerd.

Harde cijfers, die dienden als nulmeting bij de start van de eerste drie facultaire graduate schools in september 2011. Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI), Bouwkunde en Industrieel Ontwerpen (IO) beten toen het spits af, de andere faculteiten volgden in januari 2012.

Door betere begeleiding en scholing moeten de graduate schools er nu voor zorgen dat promovendi minder vaak uitvallen en binnen vier jaar promoveren. Een derde had ten tijde van de enquête namelijk vertraging en één op de acht daarvan vond dat dit lag aan de begeleiding.



Database

De graduate schools draaien inmiddels een tijdje en promovendi blijken nu al behoorlijk tevreden. Filip Biljecki, promovendus bij onderzoeksinstituut OTB, is er zelfs ‘meer dan positief over’. “Als ik zou moeten kiezen tussen het oude en het nieuwe systeem, kies ik voor het nieuwe.”

Biljecki, afkomstig uit Kroatië, deed bij de TU zijn master geomatics en reageerde op een vacature voor promotieonderzoek naar 3D city modelling bij OTB. Twee maanden na zijn aankomst in juli 2012 volgde een formeel intakegesprek bij de TU Delft graduate school, met controle van zijn paspoort en diploma’s en registratie in het nieuwe promovendi volgsysteem DMA (doctoral monitoring application).

Dit is een database waarin promovendi informatie moeten invullen over hun te volgen onderwijsvakken, behaalde certificaten, bijgewoonde conferenties, hun promotieovereenkomst en hun go/no go-moment. De promotor krijgt hiervan bericht en moet een en ander accorderen. Doet hij of zij dat niet bijtijds dan volgt een e-mail van de graduate school. Biljecki vindt het een simpel en duidelijk systeem. “Ik maak het plan, ik kies de cursussen en mijn begeleider moet het goedkeuren.” Na uiterlijk drie maanden moet dit plan met werkafspraken uitmonden in een phd agreement, een soort aanstellingsovereenkomst. Vóór de komst van de graduate school was er alleen een intake bij de dienst human resources (personeelszaken) met formulieren voor pensioen en verzekering, zegt Ken Arroyo Ohori. Hij is promovendus ‘oude stijl’, voorzitter van promovendivereniging Promood en kamergenoot van Biljecki. Verder kwam er voorheen alleen informatie uit de R&O-gesprekken. “Die zouden voor iedereen moeten plaatsvinden, maar in de praktijk gebeurde dat voor de meest groepen promovendi niet”, zegt Arroyo Ohori. “Met de graduate school is het allemaal ergens geregistreerd: het is een soort contract dat de promovendus beschermt. En de voortgang wordt bijgehouden, dat is een grote verbetering.”

Een andere verbetering is volgens Arroyo Ohori dat iedere promovendus in de graduate school nu een mentor heeft. Die kan helpen bij problemen, bijvoorbeeld met een promotor of dagelijks begeleider. Biljecki zegt dat hij daar tijdens de intake niets over heeft gehoord. “Ik heb al twee begeleiders en een promotor, een vierde persoon zou te veel zijn. Ik zou er niet zo snel naar toe stappen. Een promotie is als een huwelijk: er zullen compromissen zijn van beide kanten.”

Toch heeft OTB in beginsel een mentor voor alle promovendi samen, zegt Henk Visscher. Hij is directeur van de graduate school van Bouwkunde, waar OTB onder valt. “Wij zien het mentorschap als iets dat verder van je afstaat, in beginsel heb je contact met je dagelijks begeleiders.”



Start up

Na de intake volgt binnen een half jaar een verplichte ‘start up’-cursus als introductiebijeenkomst. De eerste paar keren in 2012 betrof het een driedaags programma bij het strand. “Ik leerde er niks”, zegt Jonas Teuwen, promovendus bij EWI. “Veel verschillende onderwerpen werden heel kort behandeld.”

Hij volgde een verouderde cursus die vooral was toegespitst op buitenlandse studenten, licht Erica Radelaar van HR Talent toe. “Het ging over culturele aspecten, zoals de manier van omgaan met je promotor. Het programma bestond uit 24 modules en de samenhang was weg. Mensen verveelden zich. Het enige wat promovendi leuk vonden, was aan de bar hangen.” Sinds september is er een nieuw programma. “De stof op dag één en twee betreft zelfreflectie: wie ben ik als promovendus in deze organisatie en welke verwachtingen zijn er”, zegt Radelaar. “Op dag drie gaat het over wetenschappelijke integriteit. Het sociale element is gesneuveld, we kiezen voor meer kwaliteit.” Hoewel Arroyo Ohori namens Promood graag het sociale aspect weer terug wil, was Biljecki tevreden. “Het was een snelle training over de organisatie van de universiteit, promotieonderzoek en doctoraal onderwijs.”



Cursussen

Met dat doctoraal onderwijs begint een promovendus in de graduate school zodra de phd agreement is goedgekeurd. De cursussen variëren in duur van een halve dag tot drie dagen. Er zijn 45 studiepunten mee te verdienen. Vijftien voor cursussen algemene vaardigheden als presenteren, solliciteren en het opzetten van een onderzoek. Vijftien voor praktische vaardigheden zoals het begeleiden van een afstudeerder, het geven van een presentatie op een conferentie of het werven van fondsen. En vijftien voor vakinhoudelijke scholing.

Die laatste is voor Biljecki nog wel een probleem: Bouwkunde biedt geen specifieke cursussen in zijn vakgebied. Directeur Henk Visscher zegt er nog aan te werken. “Ons aanbod blijft een beetje achter. Andere faculteiten maken gebruik van externe onderzoeksscholen, maar voor de meeste disciplines bij Bouwkunde zijn die er niet zo. En wat wij ontwikkelen voor de gehele faculteit moet een beetje breder zijn. Als Biljecki elders inhoudelijke vakken kan vinden, kan hij die volgen.”

Dit schetst tevens de situatie van vóór de graduate school: promovendi die aan een onderzoeksschool waren verbonden, konden vaak mooie cursussen volgen. “Voor sommige promovendi was het niet toegestaan om cursussen te volgen, omdat het tijd kostte of te duur was”, zegt Arroyo Ohori. “Nu zijn promovendi altijd in staat cursussen te volgen. Dat is fijn.”

Biljecki heeft er al vijf gedaan: de verplichte ‘start up’ cursus, netwerken, presentatie van een onderzoek en twee cursussen over lesgeven. Die laatste twee vond hij van goede kwaliteit. Over netwerken wist hij eigenlijk al veel. “Het zou goed zijn als iemand had geadviseerd over de cursusinhoud. Verder mis ik cursussen over financiën en (project)management.”

Tentamens heeft hij niet gehad. Die zijn wel verplicht bij mastercursussen. Biljecki had soms huiswerk, maar dan niet als voorwaarde voor zijn certificaat. Nadeel vindt Biljecki dat promovendi nu weer studenten zijn. “Wij promovendi zijn eigenlijk onderzoekers met diploma’s. De graduate school framet ons als studenten. Dat is raar als promovendi dertig jaar zijn of werkervaring hebben. Zij zijn junior onderzoekers of medewerkers. Wij zijn hier om te studeren, niet als student maar als medewerker.”

Een duidelijke verbetering is dat er in de graduate school 7500 euro is vrijgemaakt voor cursussen en conferenties, vindt Arroyo Ohori. Voorheen, vertelt hij, mochten sommige promovendi naar geen enkele conferentie, omdat er geen geld voor was. Het bezoeken van conferenties is voor hem en Biljecki geen probleem. “Dat komt niet zo zeer door de graduate school, maar doordat wij in een goede groep zitten met voldoende financiering”, zegt Arroyo Ohori.



Go/no go

Een half jaar na de start, zo luidt de aanbeveling binnen de graduate school, is het goed als promovendi hun voortgang bespreken in een review meeting met de promotor en dagelijks begeleider. Vooral ook met het oog op het naderende go/no go-moment (met een externe deskundige), negen tot vijftien maanden na de start.

De invoering van dit strikte go/no go-moment is volgens Arroyo Ohori een ‘flinke verbetering’. “In het verleden was er de neiging om dat moment ‘ergens in het traject’ te hebben, zonder veel druk. Nu moet je na een jaar wel een goed plan hebben. Dat betekent dat begeleiders er na een jaar echt bij betrokken moeten zijn.” Overigens horen promotors, begeleiders en hun promovendi binnen de graduate school op regelmatige basis contact met elkaar te hebben. Ook strikt na elk jaar om resultaten te bespreken.

Om promovendi het gevoel te geven dat ze er niet helemaal alleen voor staan, zouden ze binnen de graduate school een netwerk vormen, was het plan. Volgens Arroyo Ohori lukt dat nog niet overal. Er is wat discussie binnen faculteiten over de vraag wiens verantwoordelijkheid dat netwerk is: die van de promovendi of van de facultaire graduate school?



Community

Volgens Stella van der Meulen, coördinator van de graduate school, organiseren inmiddels alle facultaire graduate schools evenementen die deels sociaal en deels inhoudelijk van aard zijn waardoor er een phd community ontstaat.

Bij Bouwkunde bijvoorbeeld nam directeur Visscher het initiatief tot een promovendiraad, een soort lokale afdeling van Promood.

Tot slot volgt de promovendus vanaf drie jaar na de start een verplichte module over loopbaanontwikkeling, om na vier jaar daadwerkelijk te promoveren. Promovendi die de universiteit verlaten, krijgen een exitinterview om te kijken waar ze tegenaan liepen. Daarin komen de belangrijkste vragen terug uit de enquête die als nulmeting diende. Dan valt meer te zeggen over de vraag of de TU met dit striktere schema van de graduate school haar doelen heeft bereikt: minder uitval en promoveren binnen vier jaar.

Is de graduate school betuttelend?

Hoogleraren plaatsten twee jaar geleden kanttekeningen bij de komst van de graduate school: is die niet betuttelend? Blijft de promotor wel eindverantwoordelijk? Wordt de graduate school geen administratief monster?

Prof.dr.ir. Lucas van Vliet, hoogleraar beeldanalyse bij Technische Natuurwetenschappen (TNW) was er niet gerust op, maar ervaart de graduate school niet als ‘administratief monster’. “Promovendi dienen zelf het volgsysteem in te vullen, wij hoeven alleen maar te accorderen. Dat deden we bij de verslagen van de jaargesprekken bij TNW allang.” Daarom ervaart hij de graduate school ook niet als aantasting van zijn autonomie. “Beslissingen moet je zelf nemen: je moet je niet verschuilen achter de graduate school en de graduate school moet je niet dwingen om bepaalde beslissingen te nemen. Als er al druk zou ontstaan, moet je die weerstaan. Als hoogleraar ga je over je eigen promovendi. De eindverantwoordelijkheid heb ik nog steeds.”

Wel plaatsen hij en anderen vraagtekens bij het nut van de start up-bijeenkomst van drie dagen. “Daar horen ze niet iets wat ze al niet wisten”, zegt Van Vliet. Erica Radelaar van HR Talent hoorde soortgelijke geluiden (zie hoofdverhaal). Een aantal hoogleraren vond doctoraal onderwijs niet nodig, omdat promovendi dat voorheen al deels op de faculteit kregen. Radelaar: “Er was weerstand bij begeleiders over cursussen persoonlijke ontwikkeling. ‘Werk jij maar aan je onderzoek’, zeiden ze tegen promovendi. Maar zelforganisatie, communicatie en persoonlijk leiderschap zijn belangrijk. We krijgen nu van promovendi te horen dat het zo nuttig was voor hun zes maandengesprek of voor een conferentie.”