Computerstoring DUO

Vorige maand kreeg DUO een nieuw opslagsysteem voor post en documenten. Het oude systeem uit de jaren negentig werd door IBM voor een half miljoen euro vervangen. Dit nieuwe systeem functioneert wel, alleen kunnen de medewerkers het systeem niet in. Daarom wordt de post nu handmatig verwerkt.

Wekelijks willen zo’n twintigduizend studenten iets wijzigen in hun studiefinanciering. Ze krijgen daarover van DUO een digitale bevestiging. Volgens de dienst zijn er geen gegevens of documenten verloren gegaan. De oorzaak van de storing is nog onduidelijk. De dienst hoopt dat het probleem in de loop van de maand is opgelost. Studenten kunnen hun berichten dan ook digitaal nalezen.

De universiteitsdienst (UD) bestaat uit twaalf afzonderlijke grotere en kleinere diensten als de universiteitsbibliotheek, facilitair management en vastgoed en ict. Allemaal leveren zij ongeveer tien procent in van hun budget.
De plannen van de UD zijn onderdeel van de 45 miljoen euro die de universiteit de komende twee of drie jaar als geheel wil besparen. Ze vallen uiteen in drie categorieën: interne bezuinigingen, samenwerking met andere diensten en gedetacheerde dienstverlening.
De universiteitsbibliotheek (die in totaal 1,7 miljoen euro moet inleveren) wil onder meer geld besparen door voorzichtiger om te gaan met de omvang van de collectie en door de dienstverlening aan studenten en TU-medewerkers te versoberen.

Facilitair management en vastgoed (fmvg, min 2 miljoen) heeft een stop gezet op investeringen in nieuwbouw. Ook wil deze dienst de huur van onderwijsruimte in het voormalige KPN-gebouw aan de Rotterdamseweg 380 opzeggen en contracten voor onderhoud van gebouwen en energie opnieuw tegen het licht houden.

Ook moet fmvg een antwoord vinden op de vraag hoe om te gaan met ruimteoverschot. Verschillende faculteiten hebben immers laten weten ruimte te willen afstoten, maar dat levert de universiteit geen besparing op als die niet opnieuw wordt gebruikt.

De afdeling ict (min 2,5 miljoen) wil korten op inhuur van externe krachten, wat bijvoorbeeld betekent dat vernieuwing van ict-systemen wordt uitgesteld. Ook investeringen in ict in het onderwijs worden teruggeschroefd.
Onderwijs en studentenzaken (O&S, min 1,2 miljoen euro) is van plan de prijs van de sportkaart met tien euro te verhogen. Ook de besparing op garantiemaanden voor studenten, waarover al langere tijd wordt gesproken, is onderdeel van de plannen van O&S. Verder wil de dienst alleen nog digitaal met studenten communiceren en ze dus geen brieven meer sturen.
Marketing en communicatie (min 0,9 miljoen) gaat minder investeren in de werving van bachelorstudenten. Verder staat bij deze dienst het gastschrijverschap ter discussie. Moet dat doorgaan zoals nu, dus gefinancierd door de universiteit, is er een fonds te vinden dat geld wil bijleggen of moet het helemaal worden opgeheven?

Ook samenwerking tussen de diensten zou geld moeten opleveren. Zo moet er één career centre komen, één international office voor buitenlandse medewerkers en studenten, één multimedia service en één collegezalenpool om efficiënter te roosteren.
De UD omvat 750 fte centrale medewerkers en 350 fte medewerkers die bij de faculteiten zijn gedetacheerd. Of op die laatste categorie veel te bezuinigen valt, is de vraag. Volgens college van bestuurlid Paul Rullmann is het aantal gedetacheerden al minimaal. De faculteiten en de diensten onderhandelen momenteel over deze groep. De besparingen bij de UD zullen ongeveer vijftig arbeidsplaatsen kosten.
Half september moeten de plannen van de ondersteunende diensten verder uitgewerkt zijn.