[Column] Maak me gek

De aantallen e-mails die we dagelijks binnen zien komen en uit zien gaan, zijn een mooie Key Performance Indicator voor ons allen. Hoge aantallen geven een lekkere stress waardoor we ‘druk druk druk’ kunnen roepen als collega’s vragen hoe het gaat. Met een beetje strategie kun je het zo regelen dat je honderden e-mails per dag krijgt, en dan na een tijdje melden bij de bedrijfsarts dat je een burn-out hebt. Heel begrijpelijk met zoveel drukte, uiteraard!

Ik geef een aantal tips voor beproefde manieren om mij en ons allemaal langs deze weg goed gek te maken.

Saboteer Skype for Business zodat mensen die je proberen te bellen een foutmelding krijgen. Aangezien een enkel telefoontje wel tien e-mails kan besparen, zeker nu we e-mails wijden aan gewichtige zaken als ‘dank je wel’ en ‘graag gedaan’, is dat een goede truc om je aantallen e-mails te maximaliseren. Zet ook geen contactinformatie met telefoonnummer onder je e-mails, om dezelfde reden.

Houd je agenda in Outlook halfslachtig bij, zodat het lijkt alsof een ander een goed tijdstip kan prikken voor een afspraak. Wijs daarna het vergaderverzoek af zonder tekst en uitleg te geven. Dwing zo de ander met een lijst opties te komen voor de bespreking – per e-mail uiteraard. Reageer daar pas na een week of zo op, om het proces zo ingewikkeld mogelijk te houden doordat diverse mensen een rij opties in hun agenda moeten blokkeren en daarna weer deblokkeren. Een enkele vergadering met tien deelnemers kan zo honderd e-mailtjes opleveren!

‘Geef het goede voorbeeld door in het weekeinde te e-mailen’

Stuur vergaderstukken als attachment aan iedereen, ook als je weet dat iedereen ze verwacht te vinden op een gedeelde harde schijf. Laat daarbij, als het even kan, documenten tien muisklikken diep in een gezipt bestand in een e-mail begraven zitten, in een format dat niet te lezen is met standaardsoftware – hoe meer mensen je op die manier aan het werk zet, hoe beter!

Als je zelf een collega wilt verzoeken iets voor je te doen, stuur dan geen e-mail aan die ene persoon met een tekst als ‘Zou jij dit willen doen?’ maar stuur hem aan een hele club mensen met de vraag ‘Kan iemand dit doen?’. Dat geeft meer e-mails en minder kans dat iemand aan de slag gaat met het verzoek, wat ook weer tot meer e-mails zal gaan leiden.

Als een collega jou per e-mail vraagt iets te doen, reageer dan pas wanneer die collega je leiding­gevende begint te cc-en. Dan weet je zeker dat het belangrijk is. Je leidinggevende krijgt een beeld van hoe druk je het wel niet hebt, en hoewel het aantal e-mails eerst maar een beetje toeneemt, neemt het product van het aantal e-mails en aantal geadresseerden wel snel toe. Dubbel succes als je leidinggevende je apart begint te e-mailen, want dan kun je roepen dat je het zo druk hebt en er daarom ‘nog niet aan was toegekomen’. Cc de leidinggevende van je leidinggevende op dat antwoord!

Gebruik steeds reply to all, zodat iedereen op de hoogte blijft van alles wat er gebeurt – en het product van aantal e-mails en aantal geadresseerden maximaal is. Voeg als het even kan nog wat geadresseerden toe. Doe dat ook als je reageert op een e-mail waarin je alleen ge-cc’d was – wat je steeds moet doen, want je moet natuurlijk geen kans laten liggen om een mail te versturen aan zoveel mogelijk mensen.

Speciaal voor leidinggevenden: geef het goede voorbeeld door in het weekeinde te e-mailen. Stel bijvoorbeeld vrijdagavond een belangrijke vraag en rond het besluitvormingsproces vóór maandagochtend 9.00 uur af. Op die manier voorkom je dat je medewerkers in het weekeinde kunnen ontspannen. Je hoeft het maar één keer te doen voor langdurig effect!

Dr. Menno Blaauw is IMS-manager bij het reactorinstituut, na 20 jaar als wetenschappelijk onderzoeker daar. Ook is hij lid van de ondernemingsraad.

Menno Blaauw / Columnist