TU verbetert dienstverlening

Met onder meer persoonlijker service, minder externe inhuur en nieuw personeelsbeleid moet de dienstverlening aan de TU verbeteren.

Met een tiental projecten wil het college van bestuur de kwaliteit van de dienstverlening aan de TU de komende jaren verbeteren. Zo moet de dienst Finance & Control (F&C) voortaan duidelijk maken hoe zij zaken als declaraties en facturen procedureel afhandelt en in hoeveel tijd.
Ook moet F&C zogeheten ‘verbeterteams’ benoemen die gaan adviseren over het werk bij de dienst en de persoonlijke relatie met de klant. Verder komt er bij elke faculteit een contactpersoon voor F&C.
De dienst Personeel & Organisatie moet onder meer formulieren digitaliseren, de tevredenheid van klanten meten en gegevens in Peoplesoft verbeteren. Beide diensten zijn inmiddels aan de slag met deze onderwerpen en moeten hun zaakjes volgend jaar al op orde hebben.
Verder wil het college de externe inhuur aan banden leggen. Vorig jaar steeg die inhuur met 32,7 miljoen euro naar een totaal van bijna 55 miljoen euro. De totale kosten voor dienstverlening waren in 2008 daardoor hoger dan vóór de reorganisatie van de ondersteunende diensten (OOD).
Het college wil daarom nog dit jaar overzichten hebben van die inhuur en van de oorzaak van overschrijdingen. Ook wil het bestuur horen welke externe inhuur essentieel is en hoe er te besparen valt.
Tevens wil het college vaker onderzoeken hoe tevreden men is over de dienstverlening. Het oordeel van de medewerkers moet te vergelijken zijn met de resultaten van de enquête die tijdens de evaluatie van de reorganisatie werd gehouden.
Nog eind dit jaar moet er nieuw personeelsbeleid zijn voor zowel wetenschappelijke als ondersteunende staf. Daarin moet duidelijk staan omschreven wat medewerkers van de TU als werkgever kunnen verwachten en wat er van hen wordt verwacht. Het zal daarbij onder meer gaan om talentmanagement, leiderschapsontwikkeling, opleidingen, cultuur en belonen.
Verder wil het college dat wordt gekeken naar de functies van afdelingssecretarissen en secretariaten. Er moet voortaan flexibeler worden omgegaan met de indeling van functies en salarissen.
In een van de andere projecten wil het college het Valorisation Centre een duidelijker onderdeel van de TU laten zijn. Dit centrum, dat TU-kennis te gelde moet helpen maken, ging in 2003 van start als los onderdeel van de universiteit.
Inmiddels beschouwt het college valorisatie als derde kerntaak, naast onderwijs en onderzoek. Daarom wil het bestuur nog dit jaar besluiten nemen over de positionering van het centrum.
Onder leiding van Anka Mulder, directeur onderwijs en studentenzaken, zijn directeuren van de verschillende diensten zelf verantwoordelijk voor de realisatie van deze projecten. Decanen worden erbij betrokken voor zover het de faculteiten betreft.
Faculteiten moeten daarnaast zelf helder voor ogen hebben hoeveel fte’s zij nu daadwerkelijk aan ondersteuning hebben. Zowel binnen de universiteitsdienst als bij zichzelf. Dat is volgens het college belangrijk voor een goede bedrijfsvoering en het beheersbaar houden van de hoeveelheid medewerkers.