TU betaalt declaraties tweemaal sneller

Wie een declaratie of factuur naar de TU stuurt, krijgt zijn geld nu gemiddeld tweemaal sneller dan in 2006/2007.

Duurde de verwerking van facturen toen gemiddeld 59 dagen, nu is dat gemiddeld 30 dagen. Uitbetaling van declaraties versnelde van gemiddeld 47 naar 23 dagen.
Door verdere digitalisering zal de betaling van declaraties nog verder versnellen tot twintig dagen. Dat komt doordat medewerkers hun declaraties straks niet meer per post, maar digitaal sturen naar het shared service centre van de dienst finance & control (F&C). Dat zegt manager Fred Rens van F&C. “Het aantal declaraties dat nu binnen de afgesproken tijd wordt betaald, is gestegen.”

Begin vorig jaar gaven medewerkers de dienstverlening van F&C nog een mager zesje. Hoewel declaraties en facturen volgens Rens toen al sneller werden uitbetaald had ‘de klant’ dat gevoel niet. “Door diverse oorzaken waren er toen relatief veel mensen die hun declaratie niet tijdig uitbetaald kregen”, zegt Rens. “Dat ging rondzingen.”
Projecten onder de noemer Opmaat moesten verbetering brengen en lijken nu voor F&C vruchten af te werpen. Zo geeft F&C nu beter aan in hoeveel tijd zij zaken afhandelt.

Ook zijn er nu in faculteiten contactpersonen voor mensen met vragen en staat er nu wel een naam onder e-mails van F&C waar die voorheen ontbrak. Verder zijn er ‘verbeterteams’ ingesteld die F&C adviseren over persoonlijker dienstverlening, telkens terugkerende problemen en betere service.
Klanten merken dat, blijkt uit een telefonische rondgang. “Als declaraties en facturen eenmaal in het systeem Basware zitten, gaat het goed”, zegt Evelyne Esveld, hoofd corporate communicatie. “Als ik een week geen facturen goedkeur, ligt het oponthoud aan mij.”

Voor dat laatste is discipline nodig, merkt Hans de Bruijn, sectieleider bij beleid, organisatie, recht en gaming. Net als anderen moest hij eerst aan Basware wennen. Nu kan hij precies zien waar declaraties blijven. “Die enkele keer dat er wat blijft hangen, is F&C zeer behulpzaam.”
Tijdschrijven is volgens De Bruijn een hoofdstuk apart. “Je financiële resultaat is extreem gevoelig voor de discipline waarmee je tijd schrijft.” Een cursusje financieel management voor nieuwe sectieleiders en afdelingsvoorzitters zou wat hem betreft dan ook aan te bevelen zijn.