OOD: te weinig gelet op kosten

De reorganisatie (OOD) leverde een betere verhouding tussen de hoeveelheid wetenschappers en ondersteuners op, maar leidde ook tot meer inhuur.

De beoogde getalsmatige verhouding tussen wetenschappelijk en ondersteunend personeel werd al vrij snel na de reorganisatie (OOD) bereikt, maar op een andere manier dan beoogd. Dat is op te maken uit het rapport Perceptie en Perspectief van de projectgroep Evaluatie ondersteunende diensten.
Een van de doelen van de reorganisatie was meer geld in onderwijs en onderzoek te steken en minder in ondersteuning (dienstverlening). De verhouding wetenschappers-ondersteuners moest omhoog van 1,02 naar 1,45. De TU wilde daarvoor 476 fte’s aan ondersteuners schrappen en 250 fte’s aan wetenschappers (50 vaste en 200 tijdelijke wetenschappers) aantrekken.
Het aantal ondersteuners daalde 150 fte’s minder dan beoogd, maar het tijdelijk wetenschappelijk personeel groeide tweemaal zo hard door een sterke groei van onderzoeksgeld (30,2 miljoen euro meer tweede en derde geldstroom). Het aantal vaste wetenschappers groeide niet.
In dezelfde periode steeg het aantal studenten met 13 procent tot 15321 en het aantal promovendi met 83 procent tot 1756. Dat verklaart volgens de projectgroep het aanwezige gevoel van gestegen werkdruk. Zowel bij wetenschappers als bij ondersteuners (administratie).
De totale kosten voor dienstverlening zijn hoger dan vóór de reorganisatie door extra inhuur en uitbesteding van werk. Zo stegen de kosten voor het uitbestede werk met 32,7 miljoen euro naar een totaal van 54,8 miljoen euro in 2008.
Tegelijkertijd daalde het overheidsgeld dat de TU sinds 2004 kreeg met 15,4 miljoen euro en stegen de kosten voor dienstverlening van 36 procent naar 41 procent. Afgezet tegen alle inkomsten van de TU stegen de kosten voor dienstverlening van 30 procent naar 32 procent.
Of de OOD daarmee mislukt is? “Mislukt is een groot woord”, zegt IJsbrand Haagsma van de projectgroep. “De impliciete doelstelling ‘meer ruimte in financiële middelen voor onderwijs en onderzoek’, is niet gehaald. Dat komt doordat vooral gestuurd is op de verhouding wetenschappers-ondersteuners en niet op kosten voor de dienstverlening.” Samengevat concludeert de projectgroep: veel is bereikt, veel moet nog gebeuren.
De groep beveelt onder meer aan systematisch te letten op wat ondersteuning mag kosten en daarbinnen flexibel te zijn over de eigen inzet versus de inhuur. Ook zou de TU een cultuur moeten creëren waarbij eigen personeel klussen uitvoert, maar ook kennis opdoet indien zij toch extern inhuurt.
Ook moet er meer discussie komen over welke diensten faculteiten eigenlijk willen. Zij moeten meer invloed op de kwaliteit en capaciteit van de dienstverlening hebben. Een ander doel van de reorganisatie was immers de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.
Uit een enquête onder personeel bleek dat die kwaliteit bij vooral finance & control en personeel & organisatie beter moet. Ook meer in het algemeen op het gebied van organisatie, formatiebeheer, personeelsmanagement en informatiesystemen.
De taken van de afdelingssecretariaten zouden opnieuw moeten worden bekeken, omdat zij veel werk op hun bordje krijgen. Daarnaast zou iemand de rol van informatiemanager moeten krijgen om informatiesystemen te beheren.