De graduate school: niet betuttelen

De graduate school komt er aan. Betere begeleiding en scholing moeten ervoor zorgen dat promovendi minder vaak uitvallen en binnen vier jaar promoveren. Onder professoren heerst grote scepsis over de inperking van hun autonomie. “Dat mag ik toch zelf wel uitmaken.”

(Illustratie: Auke Herrema)

Wordt het geen administratief monster? Is er wel sprake van maatwerk? Zijn er op faculteiten niet al goede afspraken over begeleiding van promovendi? Blijft de promotor wel eindverantwoordelijk? De komst van de graduate school houdt de gemoederen onder hoogleraren danig bezig.

Wie even teruggaat naar de aanleiding voor de komst van de graduate school, stuit onherroepelijk op cijfers. Een op de vier promovendi haakt af en velen doen langer over hun promotie dan de beoogde vier jaar. 

Een simpel rekensommetje leert dat uitval de TU veel geld kost. In september 2010 stonden 2077 promovendi aan de universiteit geregistreerd. Als een op de vier afhaakt, ofwel 519 promovendi, loopt de TU 519 maal 93 duizend euro aan promotiebonus mis. Ofwel: ruim 48 miljoen euro.

Van de totale instroom aan promovendi tussen 2001 en 2006 promoveerde gemiddeld vijftien procent in vier jaar. Gemiddeld veertig procent promoveerde in vijf jaar of minder.

Knelpunten
In een enquête uit 2005 van de Delftse promovendivereniging Promood, noemden promovendi als belangrijkste redenen voor hun vertraging: een tekortschietende begeleiding en een onduidelijke projectomschrijving.

De meerderheid bleek nul tot vijf uur begeleiding per maand te krijgen. In individuele gevallen leidt een gebrek aan goede supervisie tot vertraging, doordat het contact tussen promovendus en begeleider te wensen overlaat of de laatste volgens de promovendus te weinig expertise bezit. 

De problemen doen zich vooral voor in de laatste fase van hun onderzoek en bij niet-Europese promovendi, zo bleek uit de enquête. Bovendien hebben promovendi moeite met het tijdig beginnen met publiceren, of zijn ze al elders aan het werk voordat het proefschrift klaar is.

Deze knelpunten vormen voor de TU echter niet de enige aanleiding voor een graduate school. Er is ook onvoldoende betrouwbare managementinformatie beschikbaar over promovendi. Bovendien – zo vindt de universiteit - kan de positionering van de TU als promotieplek beter, zowel richting masterstudenten als richting bedrijfsleven.

In november 2010 keurde het college van bestuur het plan voor een pilotfase in 2011 goed. Er komt een TU Delft graduate school die bestaat uit acht facultaire graduate schools (één per faculteit) met elk hun eigen graduate programma’s en vakinhoudelijke doctorale onderwijs. 

Promovendi krijgen binnen hun facultaire graduate school een mentor, ze vormen een netwerk met andere promovendi en krijgen een vermelding op hun diploma dat ze de graduate school hebben gevolgd. De begeleiders van promovendi krijgen onder meer hulp bij werving en selectie.

De graduate schools worden elk ondersteund door een facultaire graduate office. Een medewerker daarvan houdt informatie bij over het promotietraject van individuele promovendi en registreert de PhD-agreement en het go/no-go-moment. Het office ondersteunt tevens voortgangsgesprekken, geeft voorlichting over opleidingsprogramma’s, maakt een website over de facultaire graduate school en houdt exitgesprekken met alle promovendi.

Daarnaast is er een overkoepelend universitair graduate office. Dit verzorgt de centrale intake van promovendi (per 1 september), houdt bij hoe ver promovendi zijn, coördineert de algemene trainingen die voor elke faculteit hetzelfde zijn en geeft vorm aan een website en voorlichting over de graduate school.

Verder voorziet het universitair graduate office in een parttime loopbaanadviseur voor promovendi (Monique Draijer, per 15 mei) en een nog te werven psycholoog speciaal voor deze groep.

Prof.dr.ir. Lucas van Vliet, hoogleraar beeldanalyse en lid van het managementteam bij de faculteit Technische Natuurwetenschappen, denkt dat de graduate school een prima aanvulling zou kunnen zijn, maar is er nog niet gerust op dat het geen ‘administratief monster’ wordt. 

“Iedere arbeidsplaats die je vrijmaakt voor een graduate office of voor het vullen van een promovendi volgsysteem gaat ergens van af”, zegt Van Vliet. “Wat gaan we straks niet meer doen?”

Met de graduate school wil de TU het promotieproces juist transparanter maken, beter structureren en beter ondersteunen, meent projectmanager Stella van der Meulen. “Promotieformulieren bijvoorbeeld worden ervaren als administratieve rompslomp. We kijken nu met de afdeling protocollaire zaken of we die deels kunnen integreren bij de intake van de promovendus. Daar wordt een extra medewerker voor aangetrokken die dit werk uit handen van de faculteiten neemt. Voor het doctoraal onderwijs zal er wel extra werk voor faculteiten bijkomen.”

De directeur onderwijs of onderzoek zal waarschijnlijk één dag per week de rol van directeur van de facultaire graduate school vervullen. “Wat die directeur dan minder gaat doen, moet elke faculteit zelf afwegen”, zegt Van der Meulen.

Van Vliet zet ook vraagtekens bij de hulp voor werving en selectie. “Mensen komen af op reputatie. Daarin blijkt je netwerk centraal te staan. Dat gaat het graduate office niet van ons overnemen.” 

Dat is volgens Van der Meulen ook niet de bedoeling. “Wij willen alleen weg van het traject dat promoveren een één-op-één relatie is tussen een hoogleraar en een promovendus. Betrek een universitair docent of hoofddocent bij het aannemen van promovendi.” Volgens Van Vliet gebeurt dat allang bij zijn faculteit. 

De graduate school kan een training aanbieden om met andere ogen te kijken naar werving, meent de projectmanager. ”Als je wat kritischer werft, voorkom je later problemen.” Van Vliet: “Wij zijn kritisch in het selectieproces waardoor vacatures soms ook lang open staan.” 

Studiepunten
Hoogleraar materiaalkunde prof.dr. Barend Thijsse werd eind vorig jaar gevraagd mee te denken over de invulling van de studiepunten binnen de graduate school.

Die invulling ziet er op het eerste gezicht overzichtelijk uit: vijftien studiepunten voor cursussen op het gebied van algemene vaardigheden als presenteren, solliciteren en het opzetten van een onderzoek. 

Daarnaast vijftien punten voor vakinhoudelijke scholing in de vorm van colleges en workshops die betrekking hebben op het onderzoek.

Tot slot zijn er praktische vaardigheden te verwerven zoals het begeleiden van een afstudeerder, het geven van een presentatie op een conferentie of het werven van fondsen voor onderzoek. Ook vijftien punten. Feitelijk gebeurt dit ‘on the job’.

“Het gaat wel om nieuwe vaardigheden”, benadrukt Thijsse. Dat moet voorkomen dat promovendi punten kunnen verdienen als goedkope arbeidskrachten voor algemene klussen.

Lucas van Vliet spreekt van ‘oude wijn in nieuwe zakken’. “Twintig jaar geleden hebben wij voor de promovendi van twee onderzoeksgroepen van verschillende faculteiten al vakken opgezet die zijn overgenomen en uitgebreid door de landelijke onderzoeksschool ASCI (Advanced School for Computing and Imaging, red).”

Cursusaanbod voor vaardigheden als presenteren en communiceren is er volgens Van Vliet ook al: bij de stichting voor Fundamenteel Onderzoek der Materie en bij de faculteit Techniek, Bestuur en Management (TBM).

Dat klopt, zegt Van der Meulen. “Maar de helft van de promovendi aan de TU is niet bij een onderzoeksschool aangesloten. Ik hoor ook dat niet alle vakken vergelijkbaar zijn. De TU wil naar een uniform kwaliteitsniveau.” 

Het is de bedoeling dat de directeur van de facultaire graduate school bij een onderzoeksschool als ASCI aan tafel gaat zitten en bekijkt welke vakken worden gegeven en of die voldoende kwaliteit hebben. “Zo ja: prima”, zegt Van der Meulen. “Een groot deel van de vakinhoudelijke vijftien punten zal bij onderzoeksscholen gevolgd worden. De generieke vijftien punten bij de graduate school, bijvoorbeeld bij TBM, de afdeling human resources, het onderwijskundig centrum Focus van de TU of extern.”

Zoals vaker schuilt het venijn in de uitwerking. Wie bepaalt bijvoorbeeld welke cursussen een promovendus moet volgen, en wat het eindniveau moet zijn? Ook bij vakinhoudelijke colleges staat de beoordeling niet vast. Moet de promovendus er tentamen in doen of gaat het alleen om wat hij er van opsteekt?

Daarover zijn nog gesprekken gaande met faculteiten, maar het idee is dat promovendi tentamens moeten doen. Het College voor Promoties bepaalt op voorstel van de facultaire graduate school het vakinhoudelijke niveau en op voorstel van de universitaire graduate school het generieke niveau.

“In de praktijk is dat maximaal een half jaar training”, zegt Van der Meulen. “Het betreft een keuzemenu waarbij de promotor en liefst ook de dagelijks begeleider met de promovendus kijken wat hij aan cursussen kan doen. Het kunnen bijvoorbeeld vier algemene cursussen zijn en drie vakinhoudelijke.”

Wat de universiteit wil verplichten is de bestaande introductietraining van drie dagen over wat promoveren aan de TU Delft inhoudt en wat je van de promotor en de organisatie kunt verwachten. Daarnaast wil de TU een verplichte loopbaanoriëntatie via een workshop of training.

Thijsse vraagt zich af wie voor al die scholing gaat betalen. De onderzoeksleider zal aan betrokken financiers de rekening moeten presenteren. Een bedrijf kan dan gemakkelijk zeggen geen zin te hebben om te betalen voor iets wat de promovendus náást het onderzoek doet. 

Volgens Van der Meulen moet een afdeling of een onderzoeksleider zorgen voor een onderwijsbudget van 7.500 euro voor elke promovendus. “Dat verandert dus niet. Het volgen van binnenlandse en buitenlandse conferenties zit daar bij inbegrepen.” 

Positief
Promovendi zijn volgens Promood vooral positief over de graduate school. “Al zijn sommige mensen ook bang voor verplichte vakken en bureaucratie”, zegt Theo van Ruijven van Promood, zelf promovendus bij TBM.

Gaan de eisen die de graduate school stelt, bijvoorbeeld ook voor bestaande promovendi gelden? Welnu: eisen gelden vanaf september voor nieuwe promovendi, maar vakken die in het derde of vierde jaar gevolgd worden, kunnen bestaande promovendi ook doen.

Promood is betrokken bij de voorbereiding van de graduate school. De vereniging wil ervoor zorgen dat de totale belasting van promovendi niet verhoogt. Ook waakt zij voor bureaucratisering. Want wie wordt er straks verantwoordelijk voor het aanleveren van informatie voor het promovendi volgsysteem?

Nu wordt dat op faculteiten verschillend ingevuld. “Het plan is om dat in het facultaire graduate office te laten doen via het faculteitssecretariaat, of het secretariaat van de afdeling human resources, of de facultaire informatie coördinator”, zegt Van der Meulen. “Die leveren nu ten dele ook al informatie. We willen het strakker regelen, met meer structuur.”

Promood is blij met de graduate school. “Het is een manier om promotietrajecten te uniformeren”, zegt Van Ruijven. “Het gaat erom de bad practices eruit te halen.” 

Bovendien kan de graduate school de positie van promovendi versterken, omdat duidelijk wordt welke rechten promovendi hebben en wat er van promotors wordt verwacht. Dat kan het gemakkelijker maken voor een promovendus om op de promotor af te stappen als er iets mis is. 

Nu durven promovendi dat vaak niet goed. Helemaal niet degenen die afkomstig zijn uit niet-Europese landen. “Want die verstandhouding is kwetsbaar”, zegt Van Ruijven. ”De promotor is wel degene die jou moet beoordelen.” 

Van Ruijven denkt dat de eisen niet erg afwijken van de huidige praktijk, als die tenminste goed is. “Want dan geef je al les, dan ga je al naar conferenties en mag je al een summer school volgen.” 

Volgens hem zullen faculteiten straks minimumeisen stellen en is er daarnaast ruimte voor vakken die op de persoon zijn toegesneden. Al met al zal er niet heel veel veranderen als het promotietraject al goed is. “Er verandert vooral wat in administratieve zin: alles wordt beter geregistreerd.”

Scepsis
Onder professoren daarentegen is grote scepsis over de aantasting van de autonomie, zo peilt Barend Thijsse de stemming bij collega’s. “Dat mag ik toch zelf wel uitmaken”, hoort hij dan.

Inperking van de autonomie is naar hun gevoel stelselmatig geworden. Veel hoogleraren voelen zich volgens Thijsse al geen onderzoekers meer, maar managers die deel uitmaken van de TU als groter geheel. “Dat je niet meer kunt beslissen over geld dat je zelf hebt binnen gehaald, het gevoel dat je voor een baas werkt” - dat is voor professoren moeilijk te verkroppen. 

En dan komt de graduate school hen nog vertellen hoe ze met hun promovendi moeten omgaan? “Vandaar dat velen van hen de graduate school met argusogen gadeslaan”, verklaart Thijsse.

Van der Meulen zegt dat ook een professor zich moet verantwoorden over hoe hij zijn werk doet. “Dat is een heel hard gelag blijkbaar, maar dat je met enige regelmaat verantwoording aflegt is heel normaal.”

Lucas van Vliet wijst er op dat een promotor te allen tijde de eindverantwoordelijkheid hoort te behouden. “Wees niet te betuttelend. Aan het eind van de rit moet je onafhankelijk opererende onderzoekers afleveren. Dat is ook een kwestie van loslaten. Niet te strak aan het handje houden.”

Van der Meulen is het daar mee eens. “We willen niet betuttelen maar ondersteunen. Als een promotor op een goede manier met een promovendus omgaat, zal hij helemaal niet zo veel van de graduate school merken. Als je als promotor maar één keer per jaar met je promovendus spreekt, ja dan gaan wij betuttelen, want één keer is te weinig.”

www.graduateschool.tudelft.nl

Een promotor hoort te allen tijde de eindverantwoordelijkheid te behouden. (Foto: Hans Stakelbeek/FMAX)